Einsatzrechnung

Einsätze erfassen, Fahrt- und Einsatzzeit korrekt berechnen und direkt an den Kostenträger abrechnen: Das Einsatz-Modul von ZahlPro erstellt aus Ihren Einsätzen automatisch eine Einzel- oder Sammelrechnung – zum Beispiel an die Krankenkasse.

Abbildung 1: Einsatz erfassen in der Einsatzrechnung (Beispieldaten)

Für wen ist die Einsatzrechnung gedacht?

Für alle, die einzelne Termine mit Fahrzeiten und Kilometern abrechnen – häufig nicht beim Leistungsempfänger selbst, sondern bei einem Kostenträger.

🤟 Dolmetscher

Gebärdensprach- und Lautsprachdolmetscher, die ihre Einsätze bei Krankenkassen oder anderen Kostenträgern abrechnen.

🧑‍🤝‍🧑 Assistenz & Begleitung

Assistenz-, Begleit- und Betreuungsdienste mit wechselnden Einsatzorten und Einsatzzeiten.

🚗 Mobile Dienstleister

Freiberufler und Dienstleister, die Anfahrt, Rückfahrt und Kilometer je Termin nachvollziehbar abrechnen müssen.

So entsteht eine Einsatzrechnung

Die Einsatzrechnung wird im bekannten Rechnungsdialog von ZahlPro erstellt – mit einem Häkchen.

Einsatzrechnung aktivieren In „Neue Rechnung“ das Häkchen „Einsatzrechnung“ setzen und den Abrechnungszeitraum per Kalender wählen.

Einsatz erfassen Datum, Einsatzort, Einsatzzeit, Anfahrt, Rückfahrt und Kilometer hin und zurück eintragen. Der Betrag wird sofort angezeigt.

Versicherte zuordnen Eine oder mehrere versicherte Personen mit Versichertennummer auswählen.

Einsätze sammeln Mit „Einsatz hinzufügen“ in die Einsatzliste übernehmen, bei Bedarf ändern oder entfernen.

Rechnung erstellen Vorschau prüfen, speichern und per E-Mail versenden – als PDF oder E-Rechnung.

Alle Angaben je Einsatz

Die Einsatzliste zeigt jeden Termin mit allen abrechnungsrelevanten Angaben.

Datum Versicherte Einsatzort Einsatzzeit Anfahrt Rückfahrt km Ausfall Betrag €

Erst zusammenrechnen, dann runden

Viele Kostenträger verlangen, dass Fahrt- und Einsatzzeit gemeinsam gerundet werden – nicht jede Zeit einzeln. ZahlPro rechnet genau so.

Anfahrt	0:25 h
Einsatzzeit	1:10 h
Rückfahrt	0:25 h
Summe vor der Rundung	2:00 h

Beispiel: Werden die drei Zeiten einzeln auf volle halbe Stunden gerundet, ergeben sich 0:30 + 1:30 + 0:30 = 2:30 h. Wird erst addiert und dann gerundet, bleibt es bei 2:00 h – so, wie es Kostenträger nach Vorgaben wie dem JVEG erwarten.

Was das Einsatz-Modul leistet

📑 Einzel- oder Sammelrechnung

Ein Einsatz ergibt eine Einzelrechnung, mehrere Einsätze eine Sammelrechnung mit Einsatzliste – automatisch.

🏥 Rechnung an den Kostenträger

Rechnungsempfänger ist der Kostenträger, etwa die Krankenkasse. Die Versicherten stehen mit Versichertennummer auf der Rechnung.

🚫 Ausfälle markieren

Abgesagte oder ausgefallene Termine lassen sich als Ausfall kennzeichnen.

✉️ Fensterumschlag

Anschrift im Fenster nach DIN 5008, Absenderzeile darüber – die Rechnung passt direkt in den DL-Fensterumschlag.

💶 Steuerfreie Leistungen

0 % MwSt mit gesetzlichem Grund, zum Beispiel „Kein Ausweis der USt gem. § 4 Nr. 16 UStG“, wird automatisch auf die Rechnung gesetzt.

📧 E-Rechnung

Auf Wunsch als ZUGFeRD oder XRechnung, automatisch lokal mit dem Mustang Validator geprüft.

                Ihre Vorteile im Alltag

                ✔ Keine Excel-Listen und kein Nachrechnen von Fahrzeiten mehr
✔ Abrechnung nach den Vorgaben des Kostenträgers
✔ Mehrere Einsätze in einer Sammelrechnung
✔ Betrag je Einsatz sofort sichtbar
✔ Teilzahlungen, Mahnwesen und DATEV-Export wie bei jeder ZahlPro-Rechnung
✔ Revisionssichere Archivierung nach GoBD


            

Preis und Lizenz

99 € einmalig

Das Einsatz-Modul ist ein eigenständiges Zusatzmodul – ohne Abo, ohne monatliche Kosten.

12 Monate Updates

Updates und Support sind ab Kauf ein Jahr inklusive, danach unbegrenzte Weiternutzung.

Offline nutzbar

Einsatz- und Versichertendaten bleiben auf Ihrem Computer oder Terminalserver.

Kostenlos testen

Die Demoversion enthält alle Zusatzmodule – auch die Einsatzrechnung.

Häufige Fragen zur Einsatzrechnung

Wann wird eine Einzelrechnung und wann eine Sammelrechnung erstellt?

Das entscheidet ZahlPro automatisch nach der Anzahl der erfassten Einsätze: ein Einsatz ergibt eine Einzelrechnung, mehrere Einsätze eine Sammelrechnung mit Einsatzliste.

Wie werden Fahrt- und Einsatzzeit berechnet?

Einsatzzeit, Anfahrt und Rückfahrt werden zuerst zusammengerechnet und erst danach gerundet – nicht jede Zeit einzeln. So entspricht die Abrechnung den Vorgaben vieler Kostenträger, zum Beispiel nach JVEG.

Kann die Rechnung direkt an die Krankenkasse gehen?

Ja. Rechnungsempfänger ist der Kostenträger, etwa die Krankenkasse. Die versicherten Personen werden mit Versichertennummer auf der Rechnung aufgeführt.

Was passiert bei einem ausgefallenen Termin?

Einsätze lassen sich als Ausfall markieren. Sie erscheinen dann gekennzeichnet in der Einsatzliste.

Brauche ich für das Einsatz-Modul das Pflegemodul?

Nein. Das Einsatz-Modul ist ein eigenständiges Zusatzmodul und kostet einmalig 99 €.

Mehr dazu: Pflegedienste & Kostenträger · Rechnungsübersicht · Mahnwesen · E-Rechnung · Terminalserver

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