Die Übergangszeit endet: Ab 1. Januar 2027 müssen die ersten Unternehmen Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen, ab 1. Januar 2028 praktisch alle. Hier finden Sie die Fristen, die Ausnahmen – und wie Sie mit ZahlPro XRechnung und ZUGFeRD offline und ohne Abo erstellen.
| Zeitraum | Was gilt bei Rechnungen an inländische Unternehmen (B2B) |
|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen sind Papier und PDF (mit Zustimmung des Empfängers) noch erlaubt. |
| Bis 31.12.2026 | Übergangszeit für alle: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben zulässig. |
| Ab 01.01.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Darunter bleiben Papier und PDF noch bis Ende 2027 erlaubt. |
| Ab 01.01.2028 | Die Umsatzgrenze entfällt: alle Unternehmen stellen im B2B-Bereich E-Rechnungen aus – mit Ausnahme der unten genannten Fälle. |
Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Privatkunden (B2C) erhalten weiterhin normale Rechnungen.
Rechnungen bis 250 € brutto dürfen weiterhin als Papier oder PDF ausgestellt werden, ebenso Fahrausweise.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – dürfen es aber freiwillig. Mehr unter Kleinunternehmer.
Auch wer nicht ausstellen muss, muss E-Rechnungen empfangen und lesbar machen können – seit 1. Januar 2025.
Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in strukturierter, maschinenlesbarer Form nach der europäischen Norm EN 16931. Eine normale PDF-Datei ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt wird. Zulässig sind vor allem:
Standard der öffentlichen Verwaltung, zunehmend auch im B2B-Bereich. Mehr unter XRechnung.
Lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten – ab Version 2.0.1, nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Mehr unter E-Rechnung.
Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil maßgeblich. Fehler darin können den Vorsteuerabzug des Kunden gefährden – eine Prüfung vor dem Versand ist dringend anzuraten.
Kunde, Positionen, MwSt – nichts ändert sich an Ihrem Ablauf.
Mit einem Häkchen erzeugt ZahlPro die Rechnung als ZUGFeRD 2.3 (PDF/A-3 mit eingebettetem XML). Eine reine XRechnung 3.0 erstellen Sie über den Dialog „PDF → E-Rechnung“.
Jede E-Rechnung wird direkt auf Ihrem Rechner mit dem Mustang-Validator geprüft – ohne Upload, ohne Online-Dienst. So erkennen Sie Fehler, bevor der Kunde sie findet.
Rechnungsdaten und E-Rechnungen bleiben auf Ihrem Windows-Rechner – keine Cloud, kein Datenversand an Dritte.
E-Rechnung, Validierung, DATEV-Export und GoBD-Archivierung sind enthalten – ohne laufende Kosten.
Mit „PDF → E-Rechnung“ stellen Sie bestehende PDF-Rechnungen nachträglich als ZUGFeRD oder XRechnung bereit.
Für eingehende Rechnungen gibt es Invarexo: E-Rechnungen und Belege lokal lesen, prüfen und archivieren.
Passende Seiten: XRechnung · E-Rechnung / ZUGFeRD · Kleinunternehmer · DATEV-Export · GoBD · Von Excel wechseln
Bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen gilt: ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 1. Januar 2028. Bis dahin sind Papier- und PDF-Rechnungen (PDF mit Zustimmung des Empfängers) noch zulässig.
Nein. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten nach der europäischen Norm EN 16931, etwa als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Ein gewöhnliches PDF gilt als sonstige Rechnung.
Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise sowie Kleinunternehmer nach § 19 UStG. E-Rechnungen empfangen können müssen seit 2025 aber alle inländischen Unternehmen.
Nein. ZahlPro erzeugt XRechnung und ZUGFeRD lokal auf Ihrem Windows-Rechner und prüft sie mit dem integrierten Mustang-Validator – ohne Cloud und ohne Abo, für einmalig 59 €.
XRechnung und ZUGFeRD offline erstellen und lokal prüfen – bevor die Pflicht greift.
Jetzt ZahlPro herunterladenStand: September 2026, Grundlage sind die Angaben des Bundesfinanzministeriums. Die Informationen ersetzen keine Steuerberatung.