Willkommen bei ZahlPro

Rechnungssoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer – Dokumentation & Benutzerhandbuch

ZahlPro ist eine schlanke Rechnungssoftware ohne Cloud-Abhängigkeit. Alle Daten bleiben lokal auf Ihrem Computer. Dieses Handbuch erklärt alle Dialoge und Funktionen anhand von Screenshots.

ℹ️

Wählen Sie im linken Menü das Thema aus, zu dem Sie Hilfe benötigen. Screenshots der jeweiligen Dialoge werden mit Erklärungen angezeigt.

Funktionsübersicht

Firmendaten

Logo, Adresse, Steuernummer und Speicherort einrichten

Angebote

Angebote erstellen, bearbeiten und in Rechnungen umwandeln

Rechnungen

Rechnungen erstellen, verwalten und als PDF exportieren

E-Rechnung

XRechnung und ZUGFeRD XML-Export für behördliche Anforderungen

Datenspeicherung

Alle Daten werden standardmäßig gespeichert unter: C:\Users\[Benutzer]\Documents\ZahlPro\

Datei	Inhalt
config.json	Ihre Firmendaten und Einstellungen
textbausteine.json	Gespeicherte Leistungsbeschreibungen
angebote.json	Alle erstellten Angebote
rechnungen.json	Alle erstellten Rechnungen
pdf\	Generierte PDF-Dateien

Erste Schritte

ZahlPro starten und einrichten

Installation

ZahlPro benötigt keine klassische Installation mit Installationsassistent.

1
Laden Sie ZahlPro.exe herunter.
2
Speichern Sie die Datei an einem beliebigen Ort auf Ihrem Computer (z. B. im Download-Ordner oder in einem eigenen Ordner).
3
Starten Sie ZahlPro.exe per Doppelklick.
4
Beim ersten Start werden die benötigten Programmdateien für den aktuellen Benutzer eingerichtet.
5
Geben Sie anschließend Ihre Firmendaten ein (→ Menüpunkt Firmendaten).

💡

ZahlPro kann direkt aus dem Download-Ordner gestartet werden. Eine Installation in C:\Programme ist nicht erforderlich.

Firmendaten bearbeiten

Dialog: Einstellungen → Firmendaten bearbeiten

Dialog: Firmendaten bearbeiten

Abb. 1 – Dialog „Firmendaten bearbeiten" mit allen Eingabefeldern

Beschreibung der Eingabefelder

Grunddaten

Feld	Beschreibung
Firmenname / Name Pflicht	Ihr Firmenname oder vollständiger Name. Erscheint als Absender auf allen Angeboten und Rechnungen. Beispiel: Huebner IT-Beratung Services
Adresse	Vollständige Anschrift (mehrzeilig). Wird im Briefkopf der Dokumente angezeigt.
E-Mail	Ihre Kontakt-E-Mail-Adresse. Erscheint im Dokumentenfuß.

Finanzinformationen

Feld	Beschreibung
Bankverbindung	IBAN, BIC und Bankname. Wird im PDF-Footer auf Rechnungen angezeigt, damit Kunden direkt überweisen können.
Steuernummer / USt-ID	Ihre Steuernummer (z.B. `12/345/67890`) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (z.B. `DE123456789`). Pflichtangabe auf Rechnungen.

Datenverwaltung

Feld	Beschreibung
Speicherort (Datenordner)	Pfad, in dem ZahlPro alle Daten (Angebote, Rechnungen, PDFs) speichert. Standard: `C:\Users\…\Documents\ZahlPro\` Über Auswählen… können Sie einen eigenen Pfad festlegen (z.B. auf einem Netzlaufwerk).
Firmenlogo Optional	Pfad zu Ihrer Logo-Bilddatei. Unterstützte Formate: `.png`, `.jpg` Das Logo erscheint oben rechts auf allen generierten PDFs. Über Auswählen… die Datei auswählen.

Rechnungsnummern

Element	Beschreibung
Rechnungsnummern	Über Startnummer definieren legen Sie fest, mit welcher Nummer neue Rechnungen beginnen. Die aktuelle Startnummer wird daneben angezeigt (z.B. `7`).

⚠️

Änderungen in den Firmendaten gelten nur für neu erstellte Angebote und Rechnungen. Bereits vorhandene Dokumente werden nicht aktualisiert.

Schaltflächen

Speichern Wiederherstellen Lizenz aktivieren Abbrechen

Button	Funktion
Speichern	Speichert alle eingegebenen Firmendaten dauerhaft in `config.json`.
Wiederherstellen	Setzt die Felder auf die zuletzt gespeicherten Werte zurück – nützlich bei versehentlichen Änderungen.
Lizenz aktivieren	Öffnet den Dialog zur Eingabe und Aktivierung eines Lizenzschlüssels.
Abbrechen	Schließt den Dialog ohne Speichern. Alle nicht gespeicherten Änderungen gehen verloren.

Textbausteine verwalten

Dialog: Hauptfenster → Vorlagen → Positionen

Dialog: Textbausteine verwalten

Abb. 6 – Dialog „Textbausteine verwalten" mit Übersichtsliste aller gespeicherten Positionen

Textbausteine sind vordefinierte Leistungspositionen, die beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen per Dropdown schnell eingefügt werden können. Einmal gepflegt, spart dies bei jeder neuen Rechnung erheblich Zeit.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Vorlagen → Button Positionen

Spalten der Übersichtsliste

Spalte	Beschreibung
Titel / Leistung	Die Leistungsbeschreibung, die in Angeboten und Rechnungen als Positionstext erscheint. Lange Texte werden in der Liste abgekürzt (erkennbar am „…"). Der vollständige Text ist über Bearbeiten einsehbar.
Menge	Voreingestellte Standardmenge (z.B. `1.0`, `2.0`, `1.5`). Kann beim Einfügen in ein Angebot / eine Rechnung noch angepasst werden.
Preis	Netto-Standardpreis in Euro. Ein Preis von `0.0` bedeutet, dass der Preis beim Einfügen manuell eingegeben werden muss – nützlich für Positionen mit variablen Preisen.
Aktiv	Zeigt `ja` oder `nein`. Nur als aktiv markierte Bausteine erscheinen im Dropdown bei der Positionserfassung. Inaktive Bausteine bleiben gespeichert, werden aber nicht mehr angeboten – praktisch für saisonale oder ausgelaufene Leistungen.

Beispiele aus der Liste

Leistung (Auszug)	Menge	Preis	Hinweis
Einrichtung Backup für Windows 11 und Daten	1,0	0,00 €	Preis variabel – beim Einfügen eingeben
Einrichtung Software, Konfiguration und Bereitstellung	300,0	120,00 €	Stunden × Stundensatz
Seagate IronWolf NAS HDD 8TB…	2,0	145,70 €	Hardware-Position mit Stückpreis
An- und Abfahrt 40 Km	2,0	65,00 €	Fahrtkosten-Pauschale
Zuschlag Dienstleistung Sonntag 50 %	1,5	32,50 €	Zuschlagsposition

💡

Legen Sie für alle Standardleistungen Ihres IT-Betriebs Textbausteine an: Stundensätze, Fahrtkosten, Hardware-Pauschalen, Wochenendzuschläge, Backup-Einrichtung, Monitoring usw. – so sind Rechnungen in Minuten fertig.

Schaltflächen

Neu Bearbeiten Entfernen Schließen

Button	Funktion
Neu	Öffnet einen Eingabedialog zum Anlegen eines neuen Textbausteins. Felder: Titel/Leistung, Menge, Preis, Aktiv-Status.
Bearbeiten	Öffnet den markierten Baustein zur Bearbeitung. Hier ist auch der vollständige, in der Liste ggf. abgekürzte Leistungstext sichtbar und editierbar.
Entfernen	Löscht den markierten Textbaustein dauerhaft. Kann nicht rückgängig gemacht werden. Empfehlung: Baustein lieber auf Aktiv = nein setzen statt zu löschen.
Schließen	Schließt den Dialog. Alle Änderungen wurden bereits beim Speichern jedes Bausteins übernommen.

⚠️

Vor dem Klick auf Entfernen den gewünschten Baustein in der Liste markieren (anklicken). Ein versehentlich gelöschter Baustein kann nicht wiederhergestellt werden.

Textbausteine in Angeboten / Rechnungen verwenden

1
Im Angebots- oder Rechnungsdialog: Bereich Neue Position aufrufen
2
Dropdown Vorlage auswählen öffnen – alle aktiven Textbausteine erscheinen hier
3
Gewünschten Baustein wählen – Beschreibung und Preis werden automatisch vorausgefüllt
4
Menge und Preis bei Bedarf anpassen → Position übernehmen

Texte unter Gesamtsumme bearbeiten

Dialog: Hauptfenster → Vorlagen → Zusatztexte

Dialog: Texte unter Gesamtsumme bearbeiten

ZahlPro – Texte unter Gesamtsumme bearbeiten

Abb. 7 – Dialog „Texte unter Gesamtsumme bearbeiten" mit Zahlungshinweistexten und eigenem Zusatztext

In diesem Dialog werden die Texte verwaltet, die auf Angeboten und Rechnungen unterhalb der Gesamtsumme erscheinen – also Zahlungsbedingungen, Skontohinweise und individuelle Zusatztexte. Diese Texte sind im Angebots-/Rechnungsdialog über das Dropdown Zahlungshinweise auswählbar.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Vorlagen → Button Zusatztexte

Eingabefelder

Feld	Voreingestellter Text	Beschreibung
Standard	Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.	Standard-Zahlungsbedingung. Erscheint, wenn im Angebots-/Rechnungsdialog „standard" ausgewählt ist. Typisch für reguläre Rechnungen.
Skonto	Zahlbar innerhalb von 7 Tagen mit 2 % Skonto.	Skonto-Hinweis für Frühzahler. Wählen Sie diesen Text, wenn Sie Ihren Kunden einen Skonto-Anreiz anbieten möchten.
Sofort	Zahlbar sofort ohne Abzug.	Für Rechnungen, die sofort fällig sind – z.B. bei Barzahlung, Vorkasse oder nach abgeschlossenem Projekt ohne Zahlungsziel.
Kleinunternehmer §19 UStG	Angebot ab Ausgabedatum 14 Tage gültig	Wird automatisch auf Angeboten und Rechnungen verwendet, wenn der MwSt-Satz auf `0.00` gesetzt ist. Enthält den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung sowie die Gültigkeitsdauer des Angebots. Text kann individuell angepasst werden.
Eigener Text, 2. Zeile	zusatztext 2. Zeile	Freies Zusatzfeld für eine zweite Textzeile unterhalb der Gesamtsumme – z.B. Bankverbindungshinweis, Lieferbedingungen, SEPA-Mandat oder individuelle Hinweise. Erscheint als zusätzliche Zeile auf dem Dokument.

💡

Passen Sie die Texte einmalig an Ihre Bedürfnisse an – z.B. eigene Kontonummer ergänzen, Skonto-Prozentsatz ändern oder einen individuellen Hinweistext hinterlegen. Die Änderungen gelten für alle neu erstellten Dokumente.

Verwendung in Angeboten und Rechnungen

Im Angebots- und Rechnungsdialog wählen Sie über das Dropdown Zahlungshinweise den gewünschten Text aus:

Dropdown-Auswahl	Angezeigter Text auf dem Dokument
standard	Inhalt des Felds „Standard" aus diesem Dialog
skonto	Inhalt des Felds „Skonto"
sofort	Inhalt des Felds „Sofort"
(automatisch bei MwSt 0.00)	Inhalt des Felds „Kleinunternehmer §19 UStG"

Schaltflächen

Speichern Abbrechen

Button	Funktion
Speichern	Übernimmt alle geänderten Texte und speichert sie dauerhaft. Die neuen Texte gelten für alle zukünftig erstellten Angebote und Rechnungen.
Abbrechen	Schließt den Dialog ohne Speichern. Alle Änderungen werden verworfen, die bisherigen Texte bleiben unverändert.

⚠️

Bereits erstellte Angebote und Rechnungen werden durch Änderungen hier nicht rückwirkend aktualisiert. Die neuen Texte erscheinen nur auf neu erstellten Dokumenten.

Kunden verwalten

Dialog: Hauptfenster → Vorlagen → Kundenstamm

Dialog: Kunden verwalten

Abb. 8 – Dialog „Kunden verwalten" mit Kundenliste (links) und Kundendaten-Formular (rechts)

Der Kundenstamm speichert alle Kundendaten zentral. Gespeicherte Kunden stehen im Angebots- und Rechnungsdialog per Dropdown zur Verfügung – Adresse und Kontaktdaten werden dann automatisch übernommen und müssen nicht jedes Mal neu eingegeben werden.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Vorlagen → Button Kundenstamm
Alternativ: direkt aus dem Angebots- oder Rechnungsdialog über den Button Kunden bearbeiten

Aufbau des Dialogs

Der Dialog ist zweigeteilt: links die Kundenliste, rechts das Kundendaten-Formular.

Kundenliste (links)

Element	Beschreibung
Listeneinträge	Zeigt alle gespeicherten Kunden im Format `K-JJJJ-NNNNN – Name`. Beispiele aus dem Screenshot: `K-2026-00001 – Meistersahl` `K-2026-00002 – Pawl Zimmerei` `K-2026-00003 – Dr. med. Ramsy Nemer C…`
Eintrag auswählen	Klick auf einen Kunden in der Liste lädt dessen Daten in das Formular rechts – zur Ansicht oder Bearbeitung.

Kundendaten-Formular (rechts)

Feld	Beschreibung
Kundennummer	Wird automatisch vergeben. Format: `K-JJJJ-NNNNN` (z.B. `K-2026-00001`). Eindeutige Kennung des Kunden, nicht manuell ändern.
Name Pflicht	Firmenname oder vollständiger Kundenname. Wird im Dropdown der Angebots-/Rechnungsdialoge angezeigt und als Empfänger auf Dokumenten gedruckt.
Straße	Straße und Hausnummer der Kundenadresse.
PLZ	Postleitzahl des Kundenstandorts.
Ort	Stadt / Ortschaft. PLZ und Ort werden beim Auswählen des Kunden automatisch in das Adressfeld des Dokuments übernommen.
Email Optional	E-Mail-Adresse des Kunden – für interne Referenz. Kann für den direkten Versand von Angeboten/Rechnungen genutzt werden.
Telefon Optional	Telefonnummer des Kunden – für interne Referenz und Rückfragen.

Workflow: Neuen Kunden anlegen

1
Button Neu klicken – das Formular rechts wird geleert
2
Name, Straße, PLZ, Ort eingeben (E-Mail und Telefon optional)
3
Button Speichern – der Kunde erhält automatisch eine Kundennummer und erscheint in der Liste

Workflow: Bestehenden Kunden bearbeiten

1
Kunden in der Liste links anklicken – Daten erscheinen im Formular rechts
2
Gewünschte Felder ändern
3
Button Speichern – Änderungen werden übernommen

⚠️

Änderungen an Kundendaten aktualisieren nicht bereits erstellte Angebote oder Rechnungen. Dort wurden die Adressdaten beim Erstellen fest eingetragen.

Schaltflächen

Neu Speichern Löschen Schließen

Button	Funktion
Neu	Leert das Formular rechts für die Eingabe eines neuen Kunden. Die Kundennummer wird beim Speichern automatisch vergeben.
Speichern	Speichert den neu angelegten oder geänderten Kunden dauerhaft in `config.json`.
Löschen	Löscht den aktuell in der Liste markierten Kunden unwiderruflich. Bereits erstellte Angebote/Rechnungen bleiben davon unberührt.
Schließen	Schließt den Dialog. Nicht gespeicherte Eingaben gehen verloren.

💡

Pflegen Sie den Kundenstamm konsequent – so müssen Sie bei Folgeaufträgen nur noch den Kunden aus dem Dropdown wählen, und alle Adressdaten sind sofort korrekt auf dem Dokument.

Hauptfenster

Zentrale Übersicht und Navigation in ZahlPro

ZahlPro – Hauptmenü

ZahlPro – Hauptfenster mit Einstellungsmenü

Abb. 2 – Hauptfenster mit geöffnetem Menü „Einstellungen → E-Rechnung Werkzeuge"

Aufbau des Hauptfensters

Das Hauptfenster ist in vier Funktionsbereiche (Kacheln) gegliedert sowie eine Menüleiste oben und eine Statusleiste unten.

Menüleiste

Menüpunkt	Untermenü / Funktion
Einstellungen	Öffnet das Einstellungsmenü mit folgenden Einträgen (siehe Screenshot):
CSV-Export Intern/Analyse	Exportiert alle Rechnungs- und Angebotsdaten als CSV-Datei für eigene Auswertungen in Excel o.ä.
DATEV Export	Exportiert Rechnungsdaten im DATEV-Format für den Steuerberater.
DATEV EXTF Export	Erweitertes DATEV-Exportformat (EXTF) für Buchungsstapel.
E-Rechnung Werkzeuge ▶	Untermenü mit zwei Funktionen: • XRechnung importieren & prüfen… – Importiert eine bestehende XRechnung-XML und prüft sie auf Konformität. • PDF → E-Rechnung… – Konvertiert ein bestehendes PDF in eine E-Rechnung (ZUGFeRD).
Backup wiederherstellen…	Stellt ein früheres Daten-Backup wieder her. Vorsicht: überschreibt aktuelle Daten.
AGB anzeigen…	Zeigt die hinterlegten Allgemeinen Geschäftsbedingungen an.
Dashboard	Zeigt alle Informationen aus dem Dashboard an

Firma-Auswahl (oben rechts)

Element	Beschreibung
Firma: [Name] ▼	Dropdown oben rechts – wählt den aktiven Firmendatensatz. Relevant, wenn mehrere Firmenprofile angelegt sind. Im Beispiel: Huebner IT-Beratung.

Funktionskacheln

Kachel: Angebote (oben links)

Neu Bearbeiten Anschreiben erstellen

Button	Funktion
Neu	Öffnet den Dialog zum Erstellen eines neuen Angebots.
Bearbeiten	Öffnet das im Dropdown ausgewählte Angebot zur Bearbeitung.
Anschreiben erstellen	Erzeugt ein Begleitschreiben zum ausgewählten Angebot als PDF.

Kachel: Rechnungen (oben rechts)

Neu Bearbeiten Aus Angebot

Button	Funktion
Neu	Öffnet den Dialog zum Erstellen einer neuen Rechnung (leeres Formular).
Bearbeiten	Öffnet die im Dropdown ausgewählte Rechnung zur Bearbeitung.
Aus Angebot	Wandelt das ausgewählte Angebot direkt in eine Rechnung um – alle Positionen und Kundendaten werden übernommen. Spart doppelte Eingabe.

Kachel: Vorlagen (unten links)

Positionen Zusatztexte Kundenstamm

Button	Funktion
Positionen	Verwaltung der gespeicherten Leistungspositionen (Textbausteine) – Artikel, Stundensätze, Pauschalen.
Zusatztexte	Verwaltung von Fußnotentexten, Zahlungshinweisen und anderen Standardtexten für Dokumente.
Kundenstamm	Öffnet die Kundenverwaltung – gespeicherte Kundendaten können bei neuen Angeboten/Rechnungen direkt übernommen werden.

Kachel: Recht & Archivierung (unten rechts)

Verfahrens-Doku GoBD-Bericht Backup

Button	Funktion
Verfahrens-Doku	Generiert die Verfahrensdokumentation gemäß GoBD-Anforderungen (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung). Wichtig für Betriebsprüfungen.
GoBD-Bericht	Erstellt einen Prüfbericht zur GoBD-Konformität der gespeicherten Daten.
Backup	Erstellt manuell eine Datensicherung des aktuellen Datenordners.

Unterer Bereich

Rechnungsübersicht Beenden

Button	Funktion
Rechnungsübersicht	Öffnet eine tabellarische Übersicht aller Rechnungen mit Status, Datum und Beträgen – nützlich für einen schnellen Überblick über offene Posten.
Beenden	Schließt ZahlPro. Alle gespeicherten Daten bleiben erhalten.

💡

Angebote erstellen

Dialog: Hauptfenster → Angebote → Neu

Dialog: Neues Angebot

Abb. 3 – Dialog „Neues Angebot" mit Kopfdaten, Positionserfassung und Positionsliste

Schritt-für-Schritt: Angebot erstellen

1
Hauptfenster → Kachel Angebote → Button Neu
2
Kundendaten ausfüllen: Kunde aus Dropdown wählen oder Adresse manuell eingeben
3
MwSt-Satz und Zahlungshinweis prüfen / anpassen
4
Positionen hinzufügen (Vorlage wählen oder manuell eingeben → Position übernehmen)
5
Reihenfolge der Positionen bei Bedarf mit ▲ / ▼ anpassen
6
Speichern klicken – das Angebot erhält automatisch die nächste Nummer (z.B. A-2026-012)

Kopfdaten

Feld	Beschreibung
Angebotsnummer	Wird automatisch vergeben. Format: `A-JJJJ-NNN` (z.B. `A-2026-012`). Nicht manuell ändern.
Datum	Wird mit dem heutigen Datum vorbelegt (Format: `JJJJ-MM-TT`). Kann manuell geändert werden, z.B. für rückdatierte Angebote.
Status	Dropdown – aktueller Bearbeitungsstand des Angebots. Mögliche Werte: `entwurf`, `versendet`, `angenommen`, `abgelehnt`. Nur Angebote mit Status angenommen erscheinen im Hauptfenster-Dropdown für die Umwandlung in Rechnungen.
Projekt Optional	Freitextfeld zur internen Zuordnung des Angebots zu einem Projekt oder Auftrag. Erscheint nicht auf dem PDF-Dokument.

Kundendaten

Feld	Beschreibung
Kunde Pflicht	Dropdown mit gespeicherten Kunden aus dem Kundenstamm. Beim Auswählen wird die Adresse automatisch befüllt. Alternativ: Adresse manuell im Adressfeld eingeben.
Kunden bearbeiten	Button – öffnet die Kundenstamm-Verwaltung, um neue Kunden anzulegen oder bestehende zu bearbeiten, ohne den Angebotsdialog zu verlassen.
Adresse (je Zeile)	Mehrzeiliges Adressfeld. Jede Zeile wird im Anschriftenfeld des Dokuments einzeln dargestellt. Empfohlene Reihenfolge: `Firma / Name` `Straße Hausnummer` `PLZ Ort`

Steuer & Zahlungshinweise

Feld	Beschreibung
MwSt-Satz	Dropdown mit Steuersätzen. Standard: `0.19` (19 %). Weitere Optionen: `0.07` (7 %), `0.00` (z.B. für Kleinunternehmer nach §19 UStG oder steuerfreie Leistungen). Gilt für alle Positionen des Angebots.
Zahlungshinweise	Dropdown mit vordefinierten Zahlungshinweistexten (z.B. `standard`: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen…"). Verwaltung der Texte über Hauptfenster → Vorlagen → Zusatztexte.

Neue Position erfassen

Im Bereich Neue Position werden einzelne Leistungen zum Angebot hinzugefügt.

Feld	Beschreibung
Vorlage auswählen Optional	Dropdown mit gespeicherten Positionsvorlagen. Beim Auswählen werden Beschreibung und Preis automatisch vorausgefüllt. Vorlagen werden über Hauptfenster → Vorlagen → Positionen verwaltet.
Beschreibung Pflicht	Leistungstext der Position – erscheint auf dem Angebots-PDF. Kann frei eingegeben oder über die Vorlage befüllt werden.
Menge	Anzahl der Einheiten (Standard: `1`). Kann als Ganzzahl oder Dezimalzahl eingegeben werden (z.B. `2.5` für 2,5 Stunden).
Preis	Netto-Einzelpreis in Euro (z.B. `95.00`). Der Gesamtbetrag der Position wird automatisch berechnet (Menge × Preis).
Position übernehmen	Button – fügt die eingegebene Position zur Positionsliste hinzu. Danach werden die Felder geleert, bereit für die nächste Position.

Positionsliste

Die bereits hinzugefügten Positionen werden in der Tabelle mit den Spalten Leistung, Menge und Einzelpreis angezeigt.

Element	Beschreibung
▲ / ▼ (Pfeile)	Verschiebt die markierte Position in der Liste nach oben oder unten – ändert die Reihenfolge im PDF-Dokument.
Position entfernen	Löscht die aktuell markierte Position aus der Liste. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

⚠️

Eine Position muss in der Liste angeklickt (markiert) sein, bevor sie mit „Position entfernen" gelöscht oder mit den Pfeilen verschoben werden kann.

Schaltflächen (unten)

Speichern PDF erzeugen Vorschau Beenden

Button	Funktion
PDF erzeugen	Speichert das Angebot und erstellt sofort eine PDF-Datei im Ausgabeordner.
Speichern	Speichert das Angebot als `angebote.json` – kein PDF wird erstellt.
Vorschau	Zeigt eine Druckvorschau des Angebots an, ohne es zu speichern. Nützlich zur Kontrolle vor dem Versand.
Beenden	Schließt den Dialog. Nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren – vorher Speichern klicken.

💡

Sobald ein Angebot vom Kunden angenommen wurde, den Status auf „angenommen" setzen und speichern. Danach kann es im Hauptfenster über Rechnungen → Aus Angebot mit einem Klick in eine Rechnung umgewandelt werden – alle Positionen und Kundendaten werden automatisch übernommen.

Anschreiben erstellen

Dialog: Hauptfenster → Angebote → Anschreiben erstellen

Dialog: Anschreiben erstellen

Abb. 5 – Dialog „Anschreiben erstellen" mit Empfänger, Betreff und Freitextfeld

Mit dem Anschreiben-Dialog erstellen Sie ein professionelles Begleitschreiben zu einem Angebot – z.B. als Einleitung für den E-Mail-Versand oder als separates PDF-Dokument. Das Anschreiben erscheint auf Ihrem Firmenbriefbogen mit Logo und Adresse.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Angebote → Button Anschreiben erstellen

ℹ️

Wählen Sie im Hauptfenster zunächst das gewünschte Angebot aus dem Dropdown aus, bevor Sie „Anschreiben erstellen" klicken – so wird der Kunde ggf. automatisch vorbelegt.

Eingabefelder

Feld	Beschreibung
Kunde auswählen	Dropdown mit allen gespeicherten Kunden aus dem Kundenstamm. Beim Auswählen wird das Empfänger-Feld automatisch mit der hinterlegten Adresse befüllt. Alternativ kann die Adresse manuell im Empfängerfeld eingetragen werden.
Empfänger	Mehrzeiliges Adressfeld für den Briefempfänger. Erscheint im Adressfenster des gedruckten Anschreibens. Empfohlene Eingabe: `Firma / Name` `Straße Hausnummer` `PLZ Ort`
Betreff	Betreffzeile des Anschreibens (einzeilig). Wird fett und deutlich hervorgehoben auf dem Dokument angezeigt. Beispiel: Angebot A-2026-012 – IT-Beratung & Infrastruktur
Text	Freitextfeld für den eigentlichen Brieftext. Hier wird der individuelle Anschreiben-Text eingegeben – z.B. Einleitung, Beschreibung der angebotenen Leistungen, Zahlungskonditionen und Grußformel. Unterstützt mehrzeilige Eingaben mit Scrollbalken. Formatierungen (fett, kursiv) sind nicht möglich – reiner Text.

Vorlagen nutzen

Über Vorlage laden können gespeicherte Anschreiben-Texte als Ausgangsbasis geladen werden. So muss der Standardtext nicht jedes Mal neu eingegeben werden.

💡

Erstellen Sie Textvorlagen für häufige Anschreiben-Typen (z.B. „Angebot IT-Beratung", „Angebot Wartungsvertrag") und laden Sie diese als Startpunkt. Danach nur noch Kundennamen und individuelle Details anpassen.

Schaltflächen

Speichern Vorlage laden Beenden Vorschau PDF erstellen

Button	Funktion
Speichern	Speichert das Anschreiben – entweder als Vorlage für spätere Wiederverwendung oder als fertiges Dokument. Noch kein PDF-Export.
Vorlage laden	Lädt einen zuvor gespeicherten Anschreiben-Text in die Felder. Ermöglicht schnelles Arbeiten mit Standardtexten.
Beenden	Schließt den Dialog ohne Speichern. Nicht gespeicherte Eingaben gehen verloren.
Vorschau	Zeigt eine Druckvorschau des Anschreibens auf dem Firmenbriefbogen – zur Kontrolle vor dem PDF-Export.
PDF erstellen	Erzeugt das Anschreiben als PDF-Datei und speichert es im konfigurierten Ausgabeordner. Das PDF enthält Ihren vollständigen Firmenbriefbogen (Logo, Absenderadresse, Datum).

💡

Nutzen Sie Vorschau vor dem PDF-Export, um sicherzustellen, dass Empfängeradresse, Betreff und Textfluss korrekt dargestellt werden – insbesondere bei langen Texten.

Rechnungen erstellen

Dialog: Hauptfenster → Rechnungen → Neu

Dialog: Neue Rechnung

Abb. 4 – Dialog „Neue Rechnung" mit Kopfdaten, Abrechnungszeitraum, ZUGFeRD-Option und Positionserfassung

ℹ️

Der Rechnungsdialog ist dem Angebotsdialog sehr ähnlich – zusätzlich bietet er den Abrechnungszeitraum und die ZUGFeRD-Option für die E-Rechnung.

Schritt-für-Schritt: Rechnung erstellen

1
Hauptfenster → Kachel Rechnungen → Button Neu (oder Aus Angebot für Übernahme)
2
Kunden auswählen – Adresse wird automatisch befüllt
3
Optional: Abrechnungszeitraum (von – bis) eintragen
4
MwSt-Satz und Zahlungshinweis prüfen
5
Positionen hinzufügen → Position übernehmen
6
Speichern – Rechnung wird gespeichert. Vorschau zur Kontrolle. Danach PDF über Hauptfenster erzeugen.

Kopfdaten

Feld	Beschreibung
Rechnungsnummer	Wird automatisch vergeben. Format: `R-JJJJ-NNN` (z.B. `R-2026-007`). Die Startnummer wird in den Firmendaten festgelegt. Nicht manuell ändern.
Datum	Rechnungsdatum, vorbelegt mit dem heutigen Datum (Format: `JJJJ-MM-TT`). Kann für Korrekturrechnungen angepasst werden.
Status	Dropdown – Bearbeitungsstand der Rechnung. Typische Werte: `ENTWURF`, `VERSENDET`, `BEZAHLT`, `STORNIERT`. Wichtig für die Übersicht in der Rechnungsübersicht und für offene Posten.
Projekt / Referenz Optional	Interne Referenz oder Projektnummer (z.B. Ticketnummer, Auftragsnummer des Kunden). Erscheint nicht zwingend auf dem PDF, hilft aber bei der internen Zuordnung.

Abrechnungszeitraum

Feld	Beschreibung
Abrechnungszeitraum Optional	Zwei Datumsfelder (von und bis) für den Leistungszeitraum. Wird auf der Rechnung ausgewiesen – z.B. bei monatlichen Wartungsverträgen oder Projektabrechnungen. Format: `JJJJ-MM-TT`. Beispiel: 2026-05-01 bis 2026-05-31 für den Monat Mai.

Kundendaten

Feld	Beschreibung
Kunde Pflicht	Dropdown mit gespeicherten Kunden. Auswählen befüllt die Adresse automatisch. Alternativ: manuelle Eingabe im Adressfeld.
Kunden bearbeiten	Öffnet die Kundenstamm-Verwaltung direkt aus dem Rechnungsdialog heraus.
Adresse (je Zeile)	Mehrzeiliges Adressfeld für die Rechnungsadresse des Empfängers. Empfohlene Reihenfolge: `Firma / Name` `Straße Hausnummer` `PLZ Ort`

Steuer, ZUGFeRD & Zahlungshinweise

Feld	Beschreibung
MwSt-Satz	Dropdown: `0.19` (19 %), `0.07` (7 %) oder `0.00` (steuerfrei / Kleinunternehmer §19 UStG). Gilt für alle Positionen der Rechnung.
☑ ZUGFeRD-Rechnung erst…	Checkbox – wenn aktiviert, wird beim PDF-Export automatisch eine ZUGFeRD-konforme E-Rechnung erstellt (PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei). Wann aktivieren? Bei Kunden, die eine E-Rechnung benötigen – z.B. öffentliche Auftraggeber (ab 2025 Pflicht) oder B2B-Kunden, die ZUGFeRD unterstützen. Standard: Aktiviert (Häkchen gesetzt). Kann pro Rechnung individuell deaktiviert werden.
Zahlungshinweise	Dropdown mit vordefinierten Zahlungsbedingungen (z.B. `standard`: Zahlungsziel 14 Tage). Verwaltung über Hauptfenster → Vorlagen → Zusatztexte.

!

ZUGFeRD und XRechnung sind vollständig produktiv verfügbar. Generierte Dateien werden intern automatisch mit dem Mustang Validator geprüft. Das Ergebnis wird direkt nach der Erstellung angezeigt.

Neue Position erfassen

Identisch zum Angebotsdialog – Positionen werden einzeln hinzugefügt:

Feld	Beschreibung
Vorlage auswählen Optional	Wählt eine gespeicherte Positionsvorlage – füllt Beschreibung und Preis automatisch vor.
Beschreibung Pflicht	Leistungstext, der auf der Rechnung erscheint.
Menge	Anzahl der Einheiten (Standard: `1`). Dezimalwerte möglich (z.B. `2.5` Stunden).
Preis	Netto-Einzelpreis in Euro. Gesamtbetrag = Menge × Preis (zzgl. MwSt).
Position übernehmen	Fügt die Position zur Positionsliste hinzu und leert die Eingabefelder für die nächste Position.

Positionsliste & Sortierung

Element	Beschreibung
Positionstabelle	Zeigt alle hinzugefügten Positionen mit Leistung, Menge und Einzelpreis.
▲ / ▼ (Pfeile)	Verschiebt die markierte Position nach oben oder unten – ändert die Reihenfolge auf der Rechnung.
Position entfernen	Löscht die markierte Position unwiderruflich aus der Liste.

Schaltflächen (unten)

Speichern Vorschau Beenden

Button	Funktion
Beenden	Schließt den Dialog ohne Speichern. Nicht gespeicherte Änderungen gehen verloren.
Vorschau	Zeigt eine Druckvorschau der Rechnung – zur Kontrolle vor dem Speichern oder Versand.
Speichern	Speichert die Rechnung in `rechnungen.json`. Das PDF wird separat über Hauptfenster → Rechnungen → PDF erzeugen erstellt.

💡

Nutzen Sie „Aus Angebot" im Hauptfenster statt „Neu", wenn bereits ein Angebot für diesen Auftrag existiert. Alle Positionen, Kundendaten und der MwSt-Satz werden automatisch übernommen – Sie sparen die komplette Dateneingabe.

Stornorechnung erstellen

Workflow: Rechnung auswählen → Archivierte Rechnung → Stornorechnung erstellen

Wenn eine bereits archivierte (finalisierten) Rechnung storniert werden muss, führt ZahlPro einen GoBD-konformen Stornoprozess durch: Die Originalrechnung bleibt unverändert erhalten, und es wird eine separate Stornorechnung mit negativen Beträgen erzeugt.

ℹ️

GoBD-Grundsatz: Einmal archivierte Rechnungen dürfen inhaltlich nicht geändert werden. Eine Stornierung erfolgt ausschließlich durch Erstellung einer Stornorechnung mit negativen Beträgen, die die Originalrechnung aufhebt.

Schritt 1 – Rechnung auswählen

Dialog: Rechnung auswählen

Abb. 15 – Dialog „Rechnung auswählen“ mit Dropdown und Status-Anzeige aller Rechnungen

Im Hauptfenster unter Rechnungen → Bearbeiten öffnet sich zunächst ein Auswahl-Dialog mit allen vorhandenen Rechnungen:

Element	Beschreibung
Dropdown	Listet alle Rechnungen im Format `R-JJJJ-NNN – Kundenname [STATUS]`. Beispiele: `R-2026-004 – Dr. med. Ramsy Nemer Odeh [ENTWURF]` `R-2026-006 – Dr. med. Ramsy Nemer Odeh [ANGENOMMEN]`
Status in Klammern	Zeigt den aktuellen Status direkt im Dropdown: `[ENTWURF]`, `[VERSENDET]`, `[ANGENOMMEN]`, `[BEZAHLT]`, `[STORNO]`. So ist der Zustand auf einen Blick erkennbar.
Neu / Bearbeiten / Entfernen / Schließen	Standard-Aktionen: neue Rechnung anlegen, ausgewählte bearbeiten, löschen oder Dialog schließen.

Schritt 2 – Hinweis bei archivierter Rechnung

Dialog: Archivierte Rechnung – Sperrhinweis

ZahlPro – Archivierte Rechnung Sperrhinweis

Abb. 16 – Hinweisdialog bei finalisierten Rechnungen: inhaltliche Änderungen sind aus GoBD-Gründen gesperrt

Wenn eine Rechnung mit Status [ANGENOMMEN], [BEZAHLT] oder ähnlichem ausgewählt wird, erscheint automatisch dieser Sperrdialog:

Meldung / Button	Bedeutung
„Diese Rechnung ist bereits finalisiert und archiviert.“	ZahlPro hat erkannt, dass die Rechnung den Archivierungsstatus erreicht hat und nicht mehr direkt bearbeitet werden darf.
„Inhaltliche Änderungen sind aus GoBD-Gründen nicht zulässig.“	Gesetzliche Begründung: GoBD verlangt Unverfälschbarkeit archivierter Buchungsbelege.
Stornorechnung erstellen	Startet den Stornoprozess: Eine neue Rechnung mit Status `STORNO` und negativen Beträgen wird auf Basis der Originalrechnung vorbereitet.
Kopie anzeigen	Öffnet eine schreibgeschützte Ansicht der Originalrechnung – zur Einsicht, ohne Änderungsmöglichkeit.
Abbrechen	Schließt den Dialog, die Originalrechnung bleibt unverändert.

Schritt 3 – Stornorechnung prüfen und abschließen

Dialog: Stornorechnung – negative Beträge

ZahlPro – Stornorechnung mit negativen Beträgen

Abb. 17 – Vorbereitete Stornorechnung R-2026-007 mit Status STORNO, negativen Mengen und Preisen sowie Button „Stornierung durchführen“

ZahlPro legt automatisch eine neue Rechnung an, die alle Positionen der Originalrechnung mit negativen Mengen und negativen Preisen enthält. Dadurch heben sich Original- und Stornorechnung rechnerisch auf.

Besonderheiten der Stornorechnung

Feld	Wert / Besonderheit
Rechnungsnummer	Neue, fortlaufende Nummer (z.B. `R-2026-007`) – die Stornorechnung ist ein eigenes Dokument
Status	`STORNO` – bereits voreingestellt, nicht ändern
Projekt / Referenz	Wird aus der Originalrechnung übernommen (z.B. Backup Einrichtung und Konfiguration Praxis Ludwigsfelde)
Kunde & Adresse	Automatisch aus der Originalrechnung übernommen
MwSt-Satz	Identisch mit der Originalrechnung (`0.19`)
ZUGFeRD-Checkbox	Aktiv – die Stornorechnung kann ebenfalls als E-Rechnung ausgegeben werden
Zahlungshinweis	Auf `sofort` gesetzt – Stornorechnungen sind sofort fällig
Positionen	Alle Positionen mit negativen Mengen (z.B. `-1.0`, `-2.0`) und negativen Einzelpreisen (z.B. `-680.93`, `-65.00`) – ergibt in Summe den negativen Gesamtbetrag

Schaltflächen der Stornorechnung

Beenden Vorschau Stornierung durchführen

Button	Funktion
Beenden	Schließt den Dialog ohne Stornierung. Die Originalrechnung bleibt unverändert.
Vorschau	Zeigt eine Druckvorschau der vorbereiteten Stornorechnung zur Prüfung vor dem Abschluss.
Stornierung durchführen	Schließt den Stornoprozess ab: Die Stornorechnung wird gespeichert, erhält eine eigene Rechnungsnummer und ein PDF wird erzeugt. Die Originalrechnung bleibt im System erhalten und ist weiterhin einsehbar.

⚠️

Nach dem Klick auf Stornierung durchführen ist der Vorgang nicht mehr rückgängig zu machen. Prfen Sie die Stornorechnung über Vorschau sorgfältig, bevor Sie abschließen.

💡

Nach der Stornierung sollten Sie dem Kunden sowohl die Stornorechnung als auch – bei Bedarf – eine korrigierte neue Rechnung zukommen lassen. Die Stornorechnung allein hebt nur die finanzielle Wirkung auf, ersetzt aber keine korrekte Neurechnung.

Rechnungsübersicht & Mahnwesen

Dialog: Hauptfenster → Rechnungsübersicht

ZahlPro – Rechnungsübersicht & Mahnwesen

ZahlPro – Rechnungsübersicht und Mahnwesen

Abb. 9 – Rechnungsübersicht mit Filterleiste, Statusanzeige, Mahnstufen-Hervorhebung und Aktions-Buttons

Die Rechnungsübersicht ist die zentrale Schaltstelle für das Forderungsmanagement. Sie zeigt alle Rechnungen auf einen Blick – mit Status, Fälligkeit, Mahnstufe und offenem Betrag. Überfällige Rechnungen werden farblich hervorgehoben, und direkt von hier aus können Mahnungen gesetzt und der Zahlungsstatus aktualisiert werden.

Zugriff

Hauptfenster → Button Rechnungsübersicht (untere Leiste)

Filterleiste

Mit den Filter-Buttons oben links wird die Ansicht auf bestimmte Rechnungsgruppen eingeschränkt:

Filter	Angezeigte Rechnungen
Alle	Alle Rechnungen unabhängig vom Status (Standardansicht)
Offen	Rechnungen mit Status `ENTWURF` oder `VERSENDET` – noch nicht bezahlt
Überfällig	Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist und die noch nicht bezahlt wurden
Mahnungen	Rechnungen mit gesetzter Mahnstufe (`MAHNUNG_1`, `MAHNUNG_2` usw.)
Bezahlt	Rechnungen mit Status `BEZAHLT`
Storniert	Rechnungen mit Status `STORNIERT`

Suchfeld (oben rechts)

Freitextsuche über alle angezeigten Felder – z.B. nach Kundennamen, Rechnungsnummer oder Betrag filtern. Die Liste aktualisiert sich sofort bei der Eingabe.

Spalten der Rechnungsliste

Spalte	Beschreibung
Rechnung	Rechnungsnummer im Format `R-JJJJ-NNN` (z.B. `R-2026-006`). Bei überfälligen/gemahnten Rechnungen in orangefarbener Schrift hervorgehoben.
Datum	Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum).
Fällig	Fälligkeitsdatum der Rechnung – berechnet aus Rechnungsdatum + Zahlungsziel (z.B. 14 Tage). Abgelaufene Fälligkeitsdaten werden farblich markiert.
Kunde	Name des Rechnungsempfängers.
Netto	Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer in Euro.
Brutto	Rechnungsbetrag inkl. Mehrwertsteuer in Euro – der tatsächlich vom Kunden zu zahlende Betrag.
Status	Aktueller Bearbeitungsstatus: `ENTWURF`, `VERSENDET`, `BEZAHLT`, `STORNIERT`, `MAHNUNG_1` usw.
Mahnstufe	Zeigt die aktuelle Mahnstufe der Rechnung (`MAHNUNG_1`, `MAHNUNG_2`…). Leer, wenn keine Mahnung gesetzt wurde.
Überfällig	Zeigt die Mahnstufe nochmals an, wenn die Rechnung überfällig ist – optische Doppelmarkierung für schnellen Überblick.

Farbkodierung der Zeilen

Farbe	Bedeutung
Schwarz (normal)	Rechnung im regulären Status (Entwurf, Versendet) – noch nicht fällig oder innerhalb des Zahlungsziels
Orange	Rechnung ist überfällig oder hat eine Mahnstufe gesetzt. Sofortiger Handlungsbedarf.

Statusleiste (unterhalb der Liste)

Die Statuszeile fasst die aktuell angezeigte Auswahl zusammen:

Anzeige	Bedeutung
Angezeigt: 3	Anzahl der aktuell sichtbaren Rechnungen (nach aktivem Filter)
Offen: 3	Anzahl noch nicht bezahlter Rechnungen
Überfällig: 0	Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum abgelaufen ist
Mahnungen: 1	Rechnungen mit mindestens einer gesetzten Mahnstufe
Bezahlt: 0	Anzahl bereits bezahlter Rechnungen im aktuellen Filter
Offener Betrag: 4.809,42 €	Gesamtsumme (Brutto) aller offenen, noch nicht bezahlten Rechnungen – der ausstehende Gesamtbetrag

Schaltflächen

Als bezahlt markieren Status ändern Mahnstufe setzen Details Aktualisieren Schließen

Button	Funktion
Als bezahlt markieren	Setzt den Status der markierten Rechnung auf `BEZAHLT`. Die Rechnung verschwindet aus der „Offen"-Ansicht und wird im offenen Betrag nicht mehr berücksichtigt.
Status ändern	Öffnet einen Dialog zur manuellen Auswahl des Rechnungsstatus – z.B. von `ENTWURF` auf `VERSENDET` oder auf `STORNIERT` setzen.
Mahnstufe setzen	Weist der markierten Rechnung eine Mahnstufe zu (`MAHNUNG_1`, `MAHNUNG_2` usw.). Die Zeile wird anschließend orange hervorgehoben. Dient als Grundlage für den Mahnungsversand.
Details	Öffnet die vollständige Rechnungsansicht der markierten Rechnung – alle Positionen, Beträge und Kundendaten im Überblick.
Aktualisieren	Lädt die Liste neu – z.B. nach Änderungen an Rechnungen im Hauptfenster oder nach dem Setzen von Status/Mahnstufen.
Schließen	Schließt die Rechnungsübersicht und kehrt zum Hauptfenster zurück.

💡

Prüfen Sie die Rechnungsübersicht regelmäßig – der offene Betrag unten gibt Ihnen sofort einen Überblick über Ihre ausstehenden Forderungen. Orangefarben markierte Zeilen erfordern sofortigen Handlungsbedarf (Mahnung versenden oder Zahlung klären).

⚠️

Bevor Sie einen Button wie „Als bezahlt markieren", „Status ändern" oder „Mahnstufe setzen" nutzen, muss die entsprechende Rechnung in der Liste angeklickt (markiert) sein.

Unterdialog: Mahnstufe setzen

Abb. 10 – Unterdialog „Mahnstufe setzen" mit Dropdown und direktem PDF-Export der Mahnung

Dieser Dialog öffnet sich nach dem Klick auf Mahnstufe setzen in der Rechnungsübersicht. Er ermöglicht es, der zuvor markierten Rechnung eine Mahnstufe zuzuweisen und optional sofort ein Mahnungs-PDF zu erzeugen.

Eingabefeld

Feld	Beschreibung
Mahnstufe	Dropdown zur Auswahl der Mahnstufe. Typische Werte: `MAHNUNG_1` – Erste Mahnung (freundliche Zahlungserinnerung) `MAHNUNG_2` – Zweite Mahnung (mit Fristsetzung) `MAHNUNG_3` – Letzte Mahnung (vor Übergabe an Inkasso / Anwalt) Die gewählte Mahnstufe wird in der Rechnungsübersicht in den Spalten Status und Mahnstufe angezeigt und die Zeile orange hervorgehoben.

Schaltflächen

Speichern PDF erzeugen

Button	Funktion
Speichern	Setzt die gewählte Mahnstufe auf der Rechnung und schließt den Dialog. Die Rechnungsübersicht aktualisiert sich – die Rechnung erscheint nun orange markiert mit der entsprechenden Mahnstufe. Kein PDF wird erzeugt.
PDF erzeugen	Speichert die Mahnstufe und erstellt sofort ein Mahnungs-PDF. Das PDF wird im konfigurierten Ausgabeordner gespeichert und kann direkt per E-Mail an den Kunden versendet werden.

💡

Nutzen Sie PDF erzeugen direkt, wenn Sie die Mahnung sofort versenden möchten. So spart man einen Schritt – die Mahnstufe wird gesetzt und das Dokument in einem Klick erzeugt.

ℹ️

Empfohlenes Mahnwesen-Vorgehen:
1. Mahnung – freundliche Zahlungserinnerung, kurze Frist (z.B. 7 Tage)
2. Mahnung – deutlichere Aufforderung mit konkretem Datum
3. Mahnung – letzte Frist mit Ankündigung weiterer Schritte (Inkasso, rechtlich)

PDF erstellen

Angebote und Rechnungen als PDF-Datei exportieren

📄

Screenshot des PDF-Dialogs wird hier ergänzt, sobald Sie ihn hochladen.

PDF aus Rechnung erzeugen

1
Im Hauptfenster eine Rechnung aus dem Dropdown auswählen
2
Button Rechnung PDF klicken
3
PDF wird automatisch im Unterordner pdf\ gespeichert

PDF aus dem Rechnungs-Dialog

Alternativ direkt im Rechnungsdialog über den Button PDF erzeugen.

💡

PDFs enthalten automatisch Ihr Firmenlogo, Ihre Bankverbindung und alle Positionsdetails. Stellen Sie sicher, dass Firmendaten vollständig ausgefüllt sind.

E-Rechnung / XML-Export

ZUGFeRD PDF/A-3 und XRechnung – integriert und validiert

ZahlPro erstellt E-Rechnungen vollständig integriert: Beim Aktivieren der ZUGFeRD-Checkbox im Rechnungsdialog wird das PDF automatisch als PDF/A-3-konforme ZUGFeRD-Rechnung erzeugt und gleichzeitig durch die Mustang-Bibliothek validiert. Zusätzlich wird automatisch eine XML-Datei im ZahlPro-Unterordner xml\ gespeichert.

✅

Optimierungsphase abgeschlossen: Die E-Rechnungs-Funktion ist vollständig betriebsbereit. ZUGFeRD-Rechnungen inkl. eingebetteter XML werden automatisch erstellt und validiert.

Wie wird eine E-Rechnung erstellt?

1
Im Rechnungsdialog die Checkbox ☑ ZUGFeRD-Rechnung erstellen aktivieren (Standard: aktiviert)
2
Rechnung speichern und im Hauptfenster über Rechnungen → PDF das PDF erzeugen
3
ZahlPro erstellt automatisch:
• Eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML (ZUGFeRD-Standard)
• Eine separate XML-Datei im Ordner ZahlPro\erechnungen\xml\
• Eine Mustang-Validierung der erzeugten E-Rechnung
4
Das Validierungsergebnis wird direkt angezeigt (siehe Ampelsystem unten)

Ampelsystem – Validierungsergebnis (Mustang)

Nach der Erstellung prüft ZahlPro die E-Rechnung automatisch mit der Mustang-Validierungsbibliothek und zeigt das Ergebnis farblich an:

Farbe	Status	Bedeutung & Handlungsbedarf
Grün	Erfolgreich	Die E-Rechnung ist vollständig ZUGFeRD/XRechnung-konform. Keine Fehler, keine Warnungen. Dokument ist versandbereit und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen.
Gelb	Erfolgreich mit Optimierungsbedarf	Die E-Rechnung wurde erstellt und ist grundsätzlich gültig, enthält jedoch Warnungen (z.B. optionale Felder nicht befüllt, empfohlene Angaben fehlen). Das Dokument kann versendet werden, sollte aber langfristig optimiert werden. Validierungsdetails prüfen.
Rot	Nicht erstellt / Fehler	Die Validierung hat kritische Fehler festgestellt. Die E-Rechnung wurde nicht als ZUGFeRD-Datei gespeichert. Ursachen prüfen: fehlende Pflichtfelder (z.B. Steuernummer/USt-ID, vollständige Adresse), ungültiger MwSt-Satz o.ä. Fehler beheben und erneut erzeugen.

Was wird automatisch erstellt?

Datei	Speicherort	Beschreibung
PDF/A-3 (ZUGFeRD)	`ZahlPro\pdf\`	Die Rechnung als PDF mit eingebetteter XML-Datei (Factur-X/ZUGFeRD). Sowohl für Menschen lesbar als auch maschinenverarbeitbar. Erfüllt die Anforderungen an eine elektronische Rechnung gemäß EU-Norm EN 16931.
XML-Rechnung	`ZahlPro\erechnungen\xml\`	Separate XML-Datei zusätzlich zur eingebetteten XML im PDF. Kann direkt in ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware oder Portale hochgeladen werden (z.B. Peppol-Netzwerk, Lieferantenportale).

Unterstützte Formate

Format	Beschreibung	Anwendungsfall
ZUGFeRD / Factur-X	PDF/A-3 mit eingebetteter XML – kombiniert mensch- und maschinenlesbar	B2B-Versand, Archivierung, empfohlen für die meisten Anwendungsfälle
XRechnung (XML)	Reines XML-Format nach EN 16931 – nur maschinenlesbar	Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) ab 2025; via „PDF → E-Rechnung“-Dialog

Gesetzliche Fristen

Zeitraum	Anforderung
Ab 2025	E-Rechnungspflicht bei öffentlichen Auftraggebern (B2G) – XRechnung oder ZUGFeRD
Ab 2027–2028	E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich (perspektivisch) – ZahlPro ist bereits vorbereitet

Häufige Ursachen für rote Validierung

Problem	Lösung
Steuernummer / USt-ID fehlt	In Firmendaten unter Steuernummer / USt-ID eintragen
Firmenadresse unvollständig	Vollständige Adresse (Straße, PLZ, Ort) in Firmendaten ergänzen
Kundenadresse unvollständig	Adresse des Kunden im Rechnungsdialog oder Kundenstamm prüfen
Ungültiger MwSt-Satz	Nur gültige Werte verwenden: `0.19`, `0.07` oder `0.00`
Bankverbindung fehlt	IBAN in den Firmendaten unter Bankverbindung eintragen

💡

Für ein dauerhaft grünes Validierungsergebnis: Stellen Sie sicher, dass in den Firmendaten alle Pflichtfelder vollständig ausgefüllt sind – insbesondere Steuernummer/USt-ID, vollständige Adresse und Bankverbindung (IBAN).

Verfahrensdokumentation (GoBD)

Dialog: Hauptfenster → Recht & Archivierung → Verfahrens-Doku

Verfahrensdokumentation & generiertes HTML-Dokument

Abb. 11 – Dialog „Verfahrensdokumentation" mit Aktionsauswahl (links) und generierter HTML-Verfahrensdokumentation im Browser (rechts)

Die Verfahrensdokumentation ist ein gesetzlich gefordertes Dokument gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). ZahlPro generiert diese Dokumentation automatisch auf Basis Ihrer Firmendaten und Systemkonfiguration.

Rechtlicher Hintergrund

Anforderung	Erklärung
GoBD-Pflicht	Jedes Unternehmen, das elektronische Bücher führt, ist verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, die das eingesetzte Buchführungssystem beschreibt. Ohne diese Dokumentation kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln.
Aufbewahrungspflicht	Die Verfahrensdokumentation muss 10 Jahre aufbewahrt werden und bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können.
Inhalt laut GoBD	Beschreibung der eingesetzten Software, Datenspeicherung, Zugriffsschutz, Archivierungsverfahren, Backup-Strategie, Änderungsprotokoll (Change Log), E-Rechnungsverfahren und organisatorische Rahmenbedingungen.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Recht & Archivierung → Button Verfahrens-Doku

Aktionsauswahl-Dialog

Nach dem Klick auf „Verfahrens-Doku" erscheint ein kleiner Dialog mit drei Aktionen:

Ablegen Prüfer ZIP Schließen

Button	Funktion
Ablegen	Generiert die Verfahrensdokumentation als `.html`-Datei und speichert sie im Unterordner `verfahrensdoku\` des Datenordners. Der Dateiname enthält automatisch Datum und Uhrzeit, z.B.: `Verfahrensdokumentation_ZahlPro_20260521_002723.html` Das Dokument öffnet sich anschließend automatisch im Standard-Browser zur Kontrolle.
Prüfer ZIP	Erstellt ein ZIP-Archiv mit allen relevanten Unterlagen für eine Betriebsprüfung – Verfahrensdokumentation, GoBD-Bericht, Exportdaten und weitere Nachweise. Das ZIP-Paket kann direkt dem Steuerberater oder Betriebsprüfer übergeben werden.
Schließen	Schließt den Dialog ohne Aktion.

Inhalt der generierten Verfahrensdokumentation

Das HTML-Dokument enthält alle GoBD-relevanten Abschnitte (erkennbar im rechten Teil des Screenshots):

Abschnitt	Inhalt
1. Systembeschreibung	Beschreibung der eingesetzten Software ZahlPro inkl. Version, Betriebssystem und Einsatzzweck
2. Stammdatenverwaltung	Firmendaten, Kundenstamm, Textbausteine – wie und wo diese gespeichert werden
3. Datenerfassung (Stammdaten & Belegdaten)	Beschreibung der Erfassung von Angeboten und Rechnungen
4. Prozessdarstellung	Ablaufbeschreibung vom Angebot bis zur Rechnung und Archivierung
5. Stellenplan (ITSP)	Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Rechnungswesen
6. Maschinelle Archivierung	Speicherort, Dateiformat, Unveränderbarkeit der archivierten Belege
7. Änderungsprotokoll (Change Log)	Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Dokumenten
8. E-Rechnung (E-Rechnung, XRE)	Beschreibung des E-Rechnungsverfahrens (ZUGFeRD / XRechnung)
9. Prüfbarkeit (Datenzugriffssicherung, §14)	Wie Daten für Prüfer zugänglich gemacht werden
10. Organisatorische Rahmenbedingungen	Zugriffskontrolle, Berechtigungskonzept, physische Sicherheit
11. Justier- und Datierungsgenauigkeit	Richtigkeit von Datum und Uhrzeit der erzeugten Belege
12. Datensicherung und Wiederherstellung	Backup-Strategie, Wiederherstellungstest, Aufbewahrungsort
13. Aufbewahrungsfristen	GoBD-konforme Aufbewahrungsdauer (10 Jahre für Rechnungen)
14. Verfahrensrichtlinien	Interne Richtlinien für den Umgang mit dem System
15. Anlagen / Nachweise	Technische Nachweise, Systemkonfiguration, Versionsnachweise

⚠️

Die Verfahrensdokumentation sollte nach jeder wesentlichen Änderung am System (neue Softwareversion, geänderter Speicherort, neue Backup-Strategie) neu generiert und abgelegt werden. Bewahren Sie alle Versionen 10 Jahre auf.

💡

Nutzen Sie Prüfer ZIP vor dem Jahresabschluss oder bei einer angekündigten Betriebsprüfung, um alle Unterlagen gesammelt und geordnet übergeben zu können. Das spart erheblich Zeit gegenüber dem manuellen Zusammenstellen.

GoBD-Systembericht

Dialog: Hauptfenster → Recht & Archivierung → GoBD-Bericht

GoBD-Systembericht – Erstellungsbestaetigung & PDF-Inhalt

Abb. 12 – Bestaedigungsdialog nach der Erstellung des GoBD-Berichts (links) und Inhalt des generierten PDF-Berichts im Browser (rechts)

Der GoBD-Systembericht ist eine automatisch generierte Pruefzusammenfassung des ZahlPro-Systems. Er dokumentiert den aktuellen Systemzustand und dient als maschinenlesbarer Nachweis fuer Betriebspruefungen und Steuerberater.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Recht & Archivierung → Button GoBD-Bericht

Ablauf nach dem Klick

1
ZahlPro analysiert automatisch alle gespeicherten Daten und erzeugt den Bericht
2
Ein Bestaedigungsdialog erscheint mit dem Speicherpfad der PDF-Datei und dem SHA256-Hashwert zur Integritaetssicherung
3
Klick auf OK schliesst den Dialog – das PDF ist gespeichert und kann geoeffnet werden

Bestaedigungsdialog

Element	Beschreibung
Bericht gespeichert unter	Vollstaendiger Dateipfad des erzeugten PDFs, z.B.: `C:\Users\Admin_Intune\Documents\ZahlPro\GoBD\ZahlPro_GoBD_Systembericht_20260521_002931.pdf` Der Dateiname enthaelt automatisch Datum und Uhrzeit der Erstellung.
SHA256	Kryptografischer Hashwert der PDF-Datei (z.B. `b75a4547773…f1b8c98f64d`). Dient als unveraenderlicher Fingerabdruck des Dokuments – ermoeglicht es spaeter zu beweisen, dass die Datei nicht nachtraeglich veraendert wurde. Wichtig fuer die GoBD-Konformitaet (Unveraenderbarkeit von Belegen).
OK	Schliesst den Bestaedigungsdialog.

Inhalt des GoBD-Systemberichts (PDF)

Systemstatistik

Kennzahl	Bedeutung
Erstellt am	Zeitstempel der Berichterstellung (Datum und Uhrzeit)
Gesamt Rechnungen	Gesamtanzahl aller im System vorhandenen Rechnungen
Festgeschrieben	Rechnungen, die unveraenderlich archiviert wurden
Stornierte Rechnungen	Anzahl der stornierten Rechnungen
Offen	Anzahl noch nicht bezahlter Rechnungen
Archivierte PDFs	Anzahl der im Archivordner gespeicherten PDF-Belege
Revisionslog-Eintraege	Anzahl der protokollierten Systemereignisse im Revisionslog
Change-Log-Eintraege	Anzahl der dokumentierten Aenderungen an Rechnungen und Stammdaten

Integritaetspruefung

Feld	Bedeutung
Status	`OK` = alle Daten sind integer und unveraendert. Bei Abweichungen erscheint ein Warnhinweis.
Geprueftende Log-Eintraege	Anzahl der auf Unversehrtheit geprueften Protokolleintraege
OK	Anzahl der Eintraege ohne Auffaelligkeiten
Auffaelligkeiten	Anzahl der Eintraege mit Unstimmigkeiten. Bei Wert > 0 unbedingt pruefen – moeglicher Hinweis auf Datenmanipulation oder technischen Fehler.

⚠️

Wenn die Integritaetspruefung Auffaelligkeiten > 0 meldet, sollten Sie umgehend Ihren Steuerberater informieren und keine weiteren Aenderungen am Datenbestand vornehmen, bis die Ursache geklaert ist.

💡

Erstellen Sie den GoBD-Bericht mindestens einmal jaehrlich – idealerweise zum Jahresabschluss. Bewahren Sie die PDF-Datei zusammen mit dem SHA256-Hash 10 Jahre auf. Der Hash beweist im Streitfall die Unveraendertheit des Dokuments.

PDF-Rechnung importieren & in E-Rechnung konvertieren

Dialog: Einstellungen → E-Rechnung Werkzeuge → PDF → E-Rechnung…

Dialog: PDF-Rechnung importieren

Abb. 13 – Dialog „PDF-Rechnung importieren“ zur Konvertierung einer bestehenden PDF-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD

Mit diesem Dialog können Sie eine bestehende PDF-Rechnung (z.B. eine bereits gedruckte Rechnung) in ein elektronisches E-Rechnungsformat konvertieren – entweder als XRechnung (XML) oder als ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebetteter XML). Die Rechnungsdaten werden manuell erfasst und dann in das gewünschte Format exportiert.

Zugriff

Hauptfenster → Menüleiste Einstellungen → E-Rechnung Werkzeuge → PDF → E-Rechnung…

Typischer Anwendungsfall

ℹ️

Dieser Dialog ist nützlich, wenn Sie eine bereits erstellte PDF-Rechnung nachträglich als E-Rechnung bereitstellen müssen – z.B. weil ein öffentlicher Auftraggeber nachträglich eine XRechnung anfordert, oder wenn Sie ältere Rechnungen in einem E-Rechnungsformat archivieren möchten.

Schritt-für-Schritt

1
Dialog öffnen über Einstellungen → E-Rechnung Werkzeuge → PDF → E-Rechnung…
2
Auf PDF auswählen klicken und die vorhandene PDF-Rechnung auswählen
3
Rechnungsdaten manuell in die Felder eintragen (Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, IBAN, Beträge)
4
Gewünschtes Format auswählen: XRechnung erzeugen oder ZUGFeRD erzeugen
5
Die erzeugte Datei wird im konfigurierten Ausgabeordner gespeichert

Eingabefelder

Feld	Beschreibung
PDF-Datei	Pfad zur Quelldatei (PDF). Über den Button PDF auswählen wird ein Datei-Browser geöffnet. Die ausgewählte PDF dient als Grundlage für die Konvertierung.
Lieferant Pflicht	Name des Rechnungsausstellers (Ihr Firmenname oder der Name des Lieferanten, dessen Rechnung konvertiert werden soll).
Rechnungsnummer Pflicht	Rechnungsnummer gemäß Originalrechnung – muss identisch mit dem Original sein (gesetzliche Anforderung an E-Rechnungen).
Datum Pflicht	Rechnungsdatum des Originaldokuments. Format: `JJJJ-MM-TT` (z.B. `2026-05-21`).
IBAN	Bankverbindung des Rechnungsausstellers für die Zahlungsabwicklung. Bei XRechnung wird die IBAN als Zahlungsinformation in die XML eingebettet.
Netto Pflicht	Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer in Euro (z.B. `1347.18`). Dezimaltrennzeichen: Punkt.
MwSt Pflicht	Mehrwertsteuerbetrag in Euro (z.B. `255.96` für 19 % auf 1.347,18 €).
Brutto Pflicht	Gesamtbetrag inkl. MwSt in Euro (Netto + MwSt). Muss mit dem Originaldokument übereinstimmen.

Schaltflächen

XRechnung erzeugen ZUGFeRD erzeugen Schließen

Button	Funktion
XRechnung erzeugen	Erstellt eine XRechnung-konforme XML-Datei auf Basis der eingegebenen Daten. Das Format ist reines XML – maschinenlesbar, ohne eingebettetes PDF. Pflichtformat bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) ab 2025.
ZUGFeRD erzeugen	Erstellt eine ZUGFeRD-konforme PDF/A-3-Datei: das originale PDF wird mit einer eingebetteten XML-Datei (Factur-X) kombiniert. Das Ergebnis ist sowohl für Menschen (PDF-Ansicht) als auch für Systeme (XML) lesbar – ideal für den B2B-Versand.
Schließen	Schließt den Dialog ohne Konvertierung. Eingegebene Daten werden nicht gespeichert.

Formatvergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD

Eigenschaft	XRechnung (XML)	ZUGFeRD (PDF/A-3)
Dateiformat	`.xml`	`.pdf` mit eingebetteter XML
Lesbar für Menschen	Nein (nur Maschinen)	Ja (PDF-Ansicht)
Lesbar für Systeme	Ja	Ja
Pflicht bei B2G	Ja (Bund ab 2025)	Teilweise akzeptiert
Empfehlung	Öffentliche Auftraggeber	B2B-Versand, Archivierung

⚠️

Die E-Rechnungs-Konvertierungsfunktion befindet sich noch in der Optimierungsphase. Prüfen Sie generierte XML-Dateien vor dem Versand mit einem offiziellen Validator (z.B. KoSIT-Validator für XRechnung oder Factur-X-Validator für ZUGFeRD).

Backup & Wiederherstellung

Dialog: Hauptfenster → Recht & Archivierung → Backup

ZahlPro – Backup & Wiederherstellung

Abb. 14 – Dialog „Backup & Wiederherstellung“ mit Backup-Ordner, Liste vorhandener Backups und Aktions-Buttons

Der Backup-Dialog ermöglicht das manuelle Erstellen, Importieren und Wiederherstellen von Datensicherungen aller ZahlPro-Daten. Alle Rechnungen, Angebote, Kundendaten und Konfigurationsdateien können so gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Recht & Archivierung → Button Backup

Konfiguration

Element	Beschreibung
Backup-Ordner	Zielpfad, in dem Backups gespeichert werden. Standard: `C:\Users\Admin_Intune\Documents\ZahlPro\backup` Über Ordner wählen kann ein anderer Pfad gewählt werden – z.B. ein Netzlaufwerk, USB-Stick oder OneDrive-Ordner für automatische Cloud-Sicherung.
☑ PDF-Ordner mit sichern / wiederherstellen	Checkbox – wenn aktiviert (Standard: an), werden beim Backup auch alle generierten PDF-Dateien gesichert. Bei der Wiederherstellung werden PDFs ebenfalls zurückgespielt. Deaktivieren spart Speicherplatz, wenn PDFs bei Bedarf neu erzeugt werden können.
Basisordner (Statuszeile)	Zeigt den aktuell konfigurierten Datenordner von ZahlPro (aus den Firmendaten): `C:\Users\Admin_Intune\Documents\ZahlPro`

Backups im Ordner

Die Liste in der Mitte zeigt alle vorhandenen Backup-Dateien im gewählten Backup-Ordner. Jeder Eintrag entspricht einem vollständigen Datensicherungs-ZIP mit Zeitstempel im Dateinamen, z.B.:
ZahlPro_Backup_20260521_002500.zip

Ein Eintrag in der Liste muss angeklickt (markiert) sein, bevor Wiederherstellen verwendet werden kann.

Schaltflächen

Backup erstellen Backup importieren Ordner öffnen Schließen Wiederherstellen

Button	Funktion
Backup erstellen	Erstellt sofort eine vollständige Datensicherung aller ZahlPro-Daten als ZIP-Datei im konfigurierten Backup-Ordner. Dateiname enthält automatisch Datum und Uhrzeit. Optional inklusive PDF-Ordner (Checkbox).
Backup importieren	Öffnet einen Datei-Browser zum Auswählen einer externen Backup-ZIP-Datei (z.B. von einem USB-Stick oder aus einem anderen Ordner). Das importierte Backup erscheint danach in der Liste und kann wiederhergestellt werden.
Ordner öffnen	Öffnet den konfigurierten Backup-Ordner im Windows Explorer – zur direkten Ansicht, Verwaltung oder manuellen Kopie der Backup-Dateien.
Schließen	Schließt den Backup-Dialog und kehrt zum Hauptfenster zurück.
Wiederherstellen	Stellt das in der Liste markierte Backup wieder her. Die aktuellen Daten werden durch den Sicherungsstand ersetzt. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden – vorher unbedingt ein aktuelles Backup erstellen!

⚠️

Achtung vor der Wiederherstellung: Das Zurückspielen eines Backups überschreibt alle aktuellen Daten unwiderruflich. Erstellen Sie immer zuerst ein frisches Backup des aktuellen Zustands, bevor Sie eine ältere Sicherung wiederherstellen.

Empfohlene Backup-Strategie

1
Täglich / Wöchentlich: Automatisch über den Backup-Button oder durch Setzen des Backup-Ordners auf OneDrive/Netzlaufwerk
2
Vor größeren Änderungen: Manuell „Backup erstellen“ klicken, bevor Massendaten geändert oder das System aktualisiert wird
3
Extern aufbewahren: Regelmäßig eine Kopie auf einem USB-Stick oder in der Cloud sichern – Schutz vor Festplattenausfall
4
Aufbewahrung: GoBD erfordert 10 Jahre Aufbewahrung – Jahresend-Backups entsprechend lange sichern

💡

Für IT-verwaltete Umgebungen (Microsoft Intune, Active Directory): Setzen Sie den Backup-Ordner auf ein zentrales Netzlaufwerk oder einen synchronisierten OneDrive-Ordner – so sind Backups automatisch extern gesichert und bei Gerätewechsel sofort verfügbar.

Lizenz aktivieren

Zugriff: Hauptfenster → Firma-Dropdown → Firmendaten bearbeiten → Lizenz aktivieren

Firma-Dropdown → Firmendaten bearbeiten

Abb. 18 – Firma-Dropdown oben rechts im Hauptfenster mit dem Eintrag „Firmendaten bearbeiten…“

Das Firma-Dropdown oben rechts im Hauptfenster enthält neben dem aktiven Firmenprofil auch den direkten Zugang zu den Firmendaten. Von dort aus wird der Lizenz-Dialog geöffnet.

Zugriff – zwei Wege

Weg	Schritte
Weg 1 (Dropdown)	Hauptfenster → Dropdown Firma: Huebner IT-Beratung ▼ → Firmendaten bearbeiten… → Button Lizenz aktivieren
Weg 2 (Firmendaten)	Firmendaten-Dialog direkt öffnen → Button Lizenz aktivieren unten links

Dialog: ZahlPro – Lizenz aktivieren

Abb. 19 – Dialog „ZahlPro – Lizenz aktivieren“ mit Eingabefeld für den Lizenzschlüssel und Optionen zum Laden einer .lic-Datei

Der Lizenz-Dialog ermöglicht die Eingabe oder das Laden eines Lizenzschlüssels, um ZahlPro für den Produktivbetrieb freizuschalten.

Eingabefeld

Feld	Beschreibung
Lizenzschlüssel	Freitextfeld zur manuellen Eingabe des Lizenzschlüssels. Der Schlüssel wird nach dem Kauf per E-Mail zugestellt. Format typischerweise: `XXXXX-XXXXX-XXXXX-XXXXX`. Alternativ kann eine .lic-Datei geladen werden (siehe Button unten).

Schaltflächen

.lic laden Abbrechen Aktivieren

Button	Funktion
.lic laden	Öffnet einen Datei-Browser zum Auswählen einer `.lic`-Lizenzdatei. Diese Methode ist bequemer als die manuelle Eingabe, da keine Tippfehler möglich sind. Die .lic-Datei wird nach dem Kauf als Anhang per E-Mail geliefert – einfach speichern und hier laden.
Abbrechen	Schließt den Lizenz-Dialog ohne Änderungen. ZahlPro bleibt im aktuellen Lizenzstatus.
Aktivieren	Prüft den eingegebenen Lizenzschlüssel oder die geladene .lic-Datei und aktiviert die Lizenz. Bei erfolgreicher Aktivierung erscheint eine Bestätigungsmeldung und ZahlPro schaltet alle Funktionen des lizenzierten Umfangs frei.

💡

Empfehlung: Verwenden Sie die .lic-Datei statt der manuellen Schlüsseleingabe – das vermeidet Tippfehler und ist schneller. Speichern Sie die .lic-Datei zusammen mit Ihren ZahlPro-Daten, damit sie bei einem Gerätewechsel sofort verfügbar ist.

ℹ️

Bei einem PC-Wechsel oder Neuinstallation: Kopieren Sie die .lic-Datei auf den neuen Rechner und aktivieren Sie die Lizenz erneut über diesen Dialog. Die Lizenz ist in der Regel an Ihre Nutzungsrechte geknüpft – bei Fragen wenden Sie sich an den ZahlPro-Support.

Firma-Dropdown im Hauptfenster

Das Dropdown Firma: [Name] ▼ oben rechts im Hauptfenster hat zwei Funktionen:

Eintrag	Funktion
Firma: Huebner IT-Beratung	Zeigt das aktuell aktive Firmenprofil.
Firmendaten bearbeiten…	Direktzugang zum Firmendaten-Dialog – ohne den Umweg über Menüs. Von dort aus ist auch die Lizenzaktivierung erreichbar.