Installation

ZahlPro wird über einen klassischen Windows-Installer eingerichtet. Der Setup-Assistent führt Sie in wenigen Schritten durch die Installation.

1. 1

   Laden Sie ZahlPro_Setup.exe herunter und starten Sie die Datei per Doppelklick.

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   Ziel-Ordner wählen: Der Installer schlägt einen Ordner im Benutzerprofil vor (...\AppData\Local\Programs\ZahlPro). In der Regel können Sie den vorgeschlagenen Pfad einfach übernehmen.

   Setup – Ziel-Ordner wählen

   

   Abb. 1 – Ziel-Ordner für die Installation auswählen
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   Startmenü-Ordner wählen: Legt fest, unter welchem Namen ZahlPro im Windows-Startmenü erscheint. Der Standardname ZahlPro kann übernommen werden.

   Setup – Startmenü-Ordner wählen

   

   Abb. 2 – Startmenü-Ordner festlegen
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   Zusätzliche Aufgaben: Hier können Sie eine Desktop- und/oder Startmenü-Verknüpfung erstellen lassen. Beide Optionen sind standardmäßig aktiviert.

   Setup – Zusätzliche Aufgaben

   

   Abb. 3 – Desktop- und Startmenü-Verknüpfung auswählen
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   Bereit zur Installation: Der Installer zeigt eine Zusammenfassung aller gewählten Einstellungen. Mit Installieren startet die eigentliche Installation.

   Setup – Bereit zur Installation

   

   Abb. 4 – Übersicht vor dem Installieren
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   Die Dateien werden entpackt und installiert. Dies dauert je nach Computer einen kurzen Moment.

   Setup – Installation läuft

   

   Abb. 5 – Fortschritt der Installation
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   Nach Abschluss können Sie ZahlPro direkt über „ZahlPro jetzt starten" öffnen oder das Fenster über Fertigstellen schließen und die Anwendung später über die Desktop- bzw. Startmenü-Verknüpfung starten.

   Setup – Fertigstellen

   

   Abb. 6 – Installation abgeschlossen
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   Geben Sie beim ersten Start Ihre Firmendaten ein (→ Menüpunkt Firmendaten).

Dialog: Firmendaten bearbeiten

Abb. 7 – Dialog „Firmendaten bearbeiten" mit allen Eingabefeldern, im Vordergrund der Unterdialog „Startnummer festlegen"

Beschreibung der Eingabefelder

Grunddaten

Finanzinformationen

Kontaktdaten Optional

Diese drei Felder erscheinen – sofern befüllt – im Kontaktblock oben rechts auf Angeboten und Rechnungen (zusammen mit Ansprechpartner*in und Unser Zeichen, die pro Dokument im jeweiligen Rechnungs-/Angebots-Fenster eingegeben werden). Bleiben sie leer, wird die entsprechende Zeile im PDF einfach ausgelassen.

Datenverwaltung

Rechnungsnummern

Über die Schaltfläche Startnummer definieren legen Sie ein individuelles Rechnungsnummern­format fest – zum Beispiel mit Ihrem eigenen Firmenkürzel statt des Standardformats. Die zuletzt festgelegte Startnummer wird daneben angezeigt (z. B. DEN 2026-95).

Schaltflächen

Dialog: Textbausteine verwalten

Abb. 8 – Dialog „Textbausteine verwalten" mit Übersichtsliste aller gespeicherten Positionen, im Vordergrund der Unterdialog „Textbaustein – Neu"

Textbausteine sind vordefinierte Leistungspositionen, die beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen per Dropdown schnell eingefügt werden können. Einmal gepflegt, spart dies bei jeder neuen Rechnung erheblich Zeit.

Zusätzlich können vorhandene Textbausteine jetzt komfortabel per CSV importiert und exportiert werden. Dadurch lassen sich bestehende Leistungsverzeichnisse übernehmen, sichern oder auf einen anderen Rechner übertragen.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Vorlagen → Button Positionen

Spalten der Übersichtsliste

Beispiele aus der Liste

Schaltflächen

Textbausteine in Angeboten / Rechnungen verwenden

1. 1

   Im Angebots- oder Rechnungsdialog: Bereich Neue Position aufrufen

2. 2

   Dropdown Vorlage auswählen öffnen – alle aktiven Textbausteine erscheinen hier

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   Gewünschten Baustein wählen – Beschreibung und Preis werden automatisch vorausgefüllt

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   Menge und Preis bei Bedarf anpassen → Position übernehmen

Zahlungshinweis (Zeile 1) im Angebots-/Rechnungsdialog

Abb. 9a – Dropdown „Zahlungshinweis (Zeile 1)" direkt im Angebots-/ Rechnungsdialog, daneben das 💾-Symbol zur Verwaltung

Dialog: Texte unter Gesamtsumme verwalten

Abb. 9b – Dialog „Texte unter Gesamtsumme verwalten" mit beliebig vielen Zahlungshinweis-Vorlagen, festen Zusatzzeilen und Anzeigen-Häkchen

In diesem Dialog werden die Texte verwaltet, die auf Angeboten und Rechnungen unterhalb der Gesamtsumme erscheinen. Der Block besteht aus zwei Teilen: einer frei erweiterbaren Liste wählbarer Zeile-1-Vorlagen und zwei festen Zusatzzeilen, die immer zusätzlich angehängt werden.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Vorlagen → Button Zusatztexte
oder schneller: direkt im Angebots-/Rechnungsdialog auf das 💾-Symbol neben dem Dropdown Zahlungshinweis (Zeile 1) klicken.

Aufbau des Dialogs

Verwendung in Angeboten und Rechnungen

Im Angebots- und Rechnungsdialog wählen Sie über das Dropdown Zahlungshinweis (Zeile 1) eine der gespeicherten Vorlagen aus – oder tippen direkt einen abweichenden, einmaligen Text in das Feld ein, ohne ihn dauerhaft zu speichern. Zeile 2 und 3 werden unabhängig davon automatisch ergänzt, sofern in diesem Dialog befüllt.

Schaltflächen

0 % MwSt-Hinweis (separates Feld)

Unabhängig vom Zahlungshinweis-Block oben gibt es ein eigenes Feld für den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis bei 0 % MwSt. Es erscheint direkt im Angebots-/Rechnungsdialog, sobald der MwSt-Satz auf 0.00 gesetzt wird – nicht in diesem Verwalten-Dialog.

Grund für 0 % MwSt

Abb. 9c – Feld „Grund für 0 % MwSt" mit Textvorschlag, erscheint nur bei MwSt-Satz 0.00

Dialog: Kunden verwalten

Abb. 10 – Dialog „Kunden verwalten" mit Kundenliste (links) und Kundendaten-Formular (rechts)

Der Kundenstamm speichert alle Kundendaten zentral. Gespeicherte Kunden stehen im Angebots- und Rechnungsdialog per Dropdown zur Verfügung – Adresse und Kontaktdaten werden dann automatisch übernommen und müssen nicht jedes Mal neu eingegeben werden.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Vorlagen → Button Kundenstamm
Alternativ: direkt aus dem Angebots- oder Rechnungsdialog über den Button Kunden bearbeiten

Aufbau des Dialogs

Der Dialog ist zweigeteilt: links die Kundenliste, rechts das Kundendaten-Formular.

Kundenliste (links)

Kundendaten-Formular (rechts)

E-Rechnungskonforme Kundeneinrichtung

Für die Erstellung von E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) sollten folgende Kundendaten gepflegt sein:

• Firmenname bzw. Name des Kunden
• Vollständige Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

Workflow: Neuen Kunden anlegen

1. 1

   Button Neu klicken – das Formular rechts wird geleert

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   Name, Straße, PLZ, Ort eingeben (E-Mail und Telefon optional)

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   Button Speichern – der Kunde erhält automatisch eine Kundennummer und erscheint in der Liste

Workflow: Bestehenden Kunden bearbeiten

1. 1

   Kunden in der Liste links anklicken – Daten erscheinen im Formular rechts

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   Gewünschte Felder ändern

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   Button Speichern – Änderungen werden übernommen

Schaltflächen

Das Pflege-Zusatzmodul erweitert ZahlPro um Funktionen für Pflegedienste, Seniorenbetreuung und ähnliche Dienstleister, die Rechnungen und Angebote nicht an die versicherte Person selbst, sondern direkt an einen Kostenträger (z.B. eine Pflegekasse) stellen möchten.

Kostenträger-Stamm anlegen

Bevor Sie das erste Mal einen abweichenden Rechnungsempfänger nutzen, legen Sie den Kostenträger (z.B. eine Pflegekasse) einmalig im Kostenträger-Stamm an. Diesen erreichen Sie über den Button Kostenträger verwalten im Sub-Dialog „Abweichender Rechnungsempfänger".

Dialog: Abweichender Rechnungsempfänger / Kostenträger verwalten

Abb. 40 – Sub-Dialog „Abweichender Rechnungsempfänger" mit geöffneter Kostenträger-Verwaltung

Über die Buttons Neu, Bearbeiten und Entfernen verwalten Sie den Kostenträger-Stamm wie den Kundenstamm auch.

Abweichenden Rechnungsempfänger aktivieren

In Rechnung, Angebot und Anschreiben finden Sie den Button Kostenträger…. Er öffnet einen Sub-Dialog mit folgenden Feldern:

Standard-Kostenträger im Kundenstamm

Damit Sie bei wiederkehrenden Patientinnen und Patienten nicht jedes Mal neu den Kostenträger und die Versicherungsnummer eintragen müssen, können Sie beides direkt im Kundenstamm hinterlegen:

Dialog: Kunden verwalten

Abb. 41 – Kundenstamm mit Versicherungsnummer und Standard-Kostenträger

Wählen Sie diesen Kunden anschließend in Rechnung, Angebot oder Anschreiben aus der Kunden-Dropdown aus: Der abweichende Rechnungsempfänger wird automatisch aktiviert, der hinterlegte Kostenträger sowie die Versicherungsnummer werden vorausgefüllt. Sie können das für das einzelne Dokument jederzeit wieder ändern oder deaktivieren.

Beispiel-Workflow

Eine neue, noch leere Rechnung mit den Buttons für Projektblock, Kontaktblock, Textblock und Kostenträger:

Neue Rechnung mit Kostenträger-Button

Abb. 42 – Neue Rechnung mit dem Button „Kostenträger…"

Sobald Sie einen Kunden mit hinterlegtem Standard-Kostenträger auswählen, füllt sich unter anderem auch der Textblock automatisch mit dem Patientennamen (Zeile 2). Anrede und Zeile 1 schlägt ZahlPro mit einem sinnvollen Standardtext vor, den Sie jederzeit anpassen können:

Textblock mit automatisch übernommenem Kundennamen

Abb. 43 – Textblock-Dialog mit automatisch übernommenem Kundennamen (Zeile 2)

Ergebnis im PDF

Ist der abweichende Rechnungsempfänger aktiv, erscheint der Kostenträger als Hauptadresse im Kopf des Dokuments. Direkt unter der Rechnungs- bzw. Angebotsnummer stehen automatisch der Name der/des Versicherten sowie Versicherungsnummer und IK-Nummer, damit die Kasse die Rechnung eindeutig zuordnen kann:

Fertiges Angebot mit Kostenträger als Adressat

Abb. 44 – Fertiges PDF: Kostenträger als Adressat, Versicherte/r und IK-Nummer unter der Dokumentnummer

Per E-Mail senden

Nach dem Speichern einer Rechnung (Status ANGENOMMEN) oder nach dem Erzeugen eines Angebots-PDFs steht der Button Per E-Mail senden zur Verfügung. Der Empfänger wird automatisch vorbelegt: die E-Mail-Adresse des Kostenträgers, falls der abweichende Rechnungsempfänger aktiv ist, sonst die E-Mail-Adresse des Kunden. Betreff und Nachricht können Sie vor dem Versand noch anpassen.

E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) mit Kostenträger

Ist zusätzlich zum abweichenden Rechnungsempfänger auch E-Rechnung ZUGFeRD/XRechnung aktiviert, wird der Kostenträger automatisch als Käufer (Buyer) in die XML-Struktur übernommen, die IK-Nummer als Käuferreferenz. Für die alltägliche Abrechnung mit der Pflegekasse reicht in der Regel die klassische PDF-Rechnung im Kostenerstattungsverfahren völlig aus – XRechnung/ZUGFeRD ist eher für Geschäftskunden und öffentliche Auftraggeber relevant.

ZahlPro – Hauptmenü

Abb. 11 – Hauptfenster mit den vier Funktionskacheln, Menüleiste und Statusleiste

ZahlPro – Einstellungen-Menü

Abb. 12 – Hauptfenster mit geöffnetem Menü „Einstellungen"

Aufbau des Hauptfensters

Das Hauptfenster ist in vier Funktionsbereiche (Kacheln) gegliedert sowie eine Menüleiste oben und eine Statusleiste unten.

Menüleiste

Die Menüleiste besteht aus zwei gleichrangigen Menüpunkten: Einstellungen und Dashboard.

Firma-Anzeige (oben rechts)

Funktionskacheln

Kachel: Angebote (oben links)

Kachel: Rechnungen (oben rechts)

Kachel: Vorlagen (unten links)

Kachel: Recht & Archivierung (unten rechts)

Unterer Bereich

ZahlPro – Dashboard

Abb. 13 – Dashboard mit Kennzahlkacheln, Umsatzübersicht, Mahnstufen, E-Rechnungs-/Dateistatistik und letzten Aktivitäten

Das Dashboard bietet einen kompakten Überblick über den aktuellen Geschäftsstand – Umsatzzahlen, offene Forderungen, Mahnstufen sowie E-Rechnungs- und Archivierungsstatistik, ohne dass Sie dafür in die Rechnungsübersicht oder einzelne Berichte wechseln müssen.

Zugriff

Hauptfenster → Menüleiste Dashboard (eigener Menüpunkt neben „Einstellungen")

Kennzahlkacheln (oben)

Umsatz

Mahnwesen-Kacheln

Status-Kacheln

E-Rechnung / Dateien

Letzte Aktivitäten

Zeigt die zuletzt erstellte Rechnung und das zuletzt erstellte Angebot mit Nummer, Kundenname und Datum – z.B. DEN 2026-95 · Mustermann AG · 29.08.2026.

Schaltflächen

Dialog: Neues Angebot

Abb. 14 – Dialog „Neues Angebot" mit Kopfdaten und den drei Buttons „Projektblock bearbeiten…", „Kontaktblock bearbeiten…" und „Textblock bearbeiten…", Positionserfassung und Positionsliste

Schritt-für-Schritt: Angebot erstellen

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   Hauptfenster → Kachel Angebote → Button Neu

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   Kundendaten ausfüllen: Kunde aus Dropdown wählen oder Adresse manuell eingeben

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   MwSt-Satz und Zahlungshinweis prüfen / anpassen

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   Positionen hinzufügen (Vorlage wählen oder manuell eingeben → Position übernehmen)

5. 5

   Reihenfolge der Positionen bei Bedarf mit ▲ / ▼ anpassen

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   Speichern klicken – das Angebot erhält automatisch die nächste Nummer (z.B. A-2026-012)

Kopfdaten

Projektblock bearbeiten

Über die Schaltfläche Projektblock bearbeiten… öffnet sich ein eigener Dialog für Projekt/Referenz und zwei zusätzliche Freitextzeilen. Das hält das Hauptfenster übersichtlich – die Felder erscheinen nicht mehr direkt im Hauptdialog.

Dialog: Projektblock bearbeiten

Abb. 15 – Dialog „Projektblock bearbeiten" mit Projekt/Referenz, Freitext 2, Freitext 3 und dem Anzeige-Häkchen

Kontaktblock bearbeiten

Über die Schaltfläche Kontaktblock bearbeiten… öffnet sich ein eigener Dialog für alle Angaben, die oben rechts im PDF-Kopf erscheinen. Das hält das Hauptfenster übersichtlich.

Dialog: Kontaktblock bearbeiten

Abb. 16 – Dialog „Kontaktblock bearbeiten" mit Ansprechpartner*in, Unser Zeichen, zwei frei benennbaren Zusatzfeldern und dem Anzeige-Häkchen

Im PDF erscheinen die befüllten Zeilen in dieser Reihenfolge: Datum, Ansprechpartner*in, Telefon, Fax, Unser Zeichen, Zusatz-Zeile 1, Zusatz-Zeile 2, E-Mail, Homepage. Leere Zeilen werden übersprungen; Telefon, Fax, E-Mail und Homepage stammen aus den Firmendaten (siehe Kapitel „Firmendaten").

Textblock bearbeiten

Über die Schaltfläche Textblock bearbeiten… öffnet sich ein eigener Dialog für eine persönliche Anrede mit bis zu drei weiteren Textzeilen, die im PDF-Kopf unterhalb von Projekt/Referenz und den Freitextzeilen erscheint – z.B. für eine individuelle Einleitung vor der Positionstabelle.

Dialog: Textblock bearbeiten

Abb. 17 – Dialog „Textblock bearbeiten" mit Anrede und drei freien Textzeilen

Kundendaten

Steuer & Zahlungshinweise

Neue Position erfassen

Im Bereich Neue Position werden einzelne Leistungen zum Angebot hinzugefügt.

Positionsliste

Die bereits hinzugefügten Positionen werden in der Tabelle mit den Spalten Leistung, Menge und Einzelpreis angezeigt.

Schaltflächen (unten)

Dialog: Anschreiben erstellen

Abb. 18 – Dialog „Anschreiben erstellen" mit Empfänger, Betreff und Freitextfeld

Mit dem Anschreiben-Dialog erstellen Sie ein professionelles Begleitschreiben zu einem Angebot – z.B. als Einleitung für den E-Mail-Versand oder als separates PDF-Dokument. Das Anschreiben erscheint auf Ihrem Firmenbriefbogen mit Logo und Adresse.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Angebote → Button Anschreiben erstellen

Eingabefelder

Textfeld: Formatierungs-Kontextmenü

Abb. 19 – Rechtsklick-Kontextmenü im Textfeld mit den Optionen Fett und Unterstreichen

Vorlagen nutzen

Über Vorlage laden können gespeicherte Anschreiben-Texte als Ausgangsbasis geladen werden. So muss der Standardtext nicht jedes Mal neu eingegeben werden.

Schaltflächen

Dialog: Neue Rechnung

Abb. 20 – Dialog „Neue Rechnung" mit Kopfdaten, den drei Buttons „Projektblock bearbeiten…", „Kontaktblock bearbeiten…" und „Textblock bearbeiten…", Abrechnungszeitraum, ZUGFeRD-Option und Positionserfassung

Schritt-für-Schritt: Rechnung erstellen

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   Hauptfenster → Kachel Rechnungen → Button Neu (oder Aus Angebot für Übernahme)

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   Kunden auswählen – Adresse wird automatisch befüllt

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   Optional: Abrechnungszeitraum (von – bis) eintragen

4. 4

   MwSt-Satz und Zahlungshinweis prüfen

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   Positionen hinzufügen → Position übernehmen

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   Status auf ANGENOMMEN setzen, sobald die Rechnung final ist, dann Speichern klicken – die Rechnungsnummer wird vergeben und die PDF (ggf. inkl. ZUGFeRD-E-Rechnung) automatisch erzeugt. Vorschau zeigt jederzeit eine Druckvorschau, auch ohne zu speichern.

Kopfdaten

Projektblock bearbeiten

Über die Schaltfläche Projektblock bearbeiten… öffnet sich ein eigener Dialog für Projekt/Referenz und zwei zusätzliche Freitextzeilen. Das hält das Hauptfenster übersichtlich – die Felder erscheinen nicht mehr direkt im Hauptdialog.

Dialog: Projektblock bearbeiten

Abb. 21 – Dialog „Projektblock bearbeiten" mit Projekt/Referenz, Freitext 2, Freitext 3 und dem Anzeige-Häkchen

Kontaktblock bearbeiten

Über die Schaltfläche Kontaktblock bearbeiten… öffnet sich ein eigener Dialog für alle Angaben, die oben rechts im PDF-Kopf erscheinen. Das hält das Hauptfenster übersichtlich.

Dialog: Kontaktblock bearbeiten

Abb. 22 – Dialog „Kontaktblock bearbeiten" mit Ansprechpartner*in, Unser Zeichen, zwei frei benennbaren Zusatzfeldern und dem Anzeige-Häkchen

Im PDF erscheinen die befüllten Zeilen in dieser Reihenfolge: Datum, Ansprechpartner*in, Telefon, Fax, Unser Zeichen, Zusatz-Zeile 1, Zusatz-Zeile 2, E-Mail, Homepage. Leere Zeilen werden übersprungen; Telefon, Fax, E-Mail und Homepage stammen aus den Firmendaten (siehe Kapitel „Firmendaten").

Textblock bearbeiten

Über die Schaltfläche Textblock bearbeiten… öffnet sich ein eigener Dialog für eine persönliche Anrede mit bis zu drei weiteren Textzeilen, die im PDF-Kopf unterhalb von Projekt/Referenz und den Freitextzeilen erscheint – z.B. für eine individuelle Einleitung vor der Positionstabelle.

Dialog: Textblock bearbeiten

Abb. 23 – Dialog „Textblock bearbeiten" mit Anrede und drei freien Textzeilen

Abrechnungszeitraum

Kundendaten

Steuer, ZUGFeRD & Zahlungshinweise

Neue Position erfassen

Identisch zum Angebotsdialog – Positionen werden einzeln hinzugefügt:

Positionsliste & Sortierung

Schaltflächen (unten)

Wenn eine bereits archivierte (finalisierten) Rechnung storniert werden muss, führt ZahlPro einen GoBD-konformen Stornoprozess durch: Die Originalrechnung bleibt unverändert erhalten, und es wird eine separate Stornorechnung mit negativen Beträgen erzeugt.

Schritt 1 – Rechnung auswählen

Dialog: Rechnung auswählen

Abb. 24 – Dialog „Rechnung auswählen“ mit Dropdown und Status-Anzeige aller Rechnungen

Im Hauptfenster unter Rechnungen → Bearbeiten öffnet sich zunächst ein Auswahl-Dialog mit allen vorhandenen Rechnungen:

Schritt 2 – Hinweis bei archivierter Rechnung

Dialog: Archivierte Rechnung – Sperrhinweis

Abb. 25 – Hinweisdialog bei finalisierten Rechnungen: inhaltliche Änderungen sind aus GoBD-Gründen gesperrt

Wenn eine Rechnung mit Status [ANGENOMMEN], [BEZAHLT] oder ähnlichem ausgewählt wird, erscheint automatisch dieser Sperrdialog:

Schritt 3 – Stornorechnung prüfen und abschließen

Dialog: Stornorechnung – negative Beträge

Abb. 26 – Vorbereitete Stornorechnung mit Status STORNO, negativer Menge (Einzelpreis bleibt positiv) sowie Button „Stornierung durchführen“

ZahlPro legt automatisch eine neue Rechnung an, die alle Positionen der Originalrechnung mit negativen Mengen und negativen Preisen enthält. Dadurch heben sich Original- und Stornorechnung rechnerisch auf.

Besonderheiten der Stornorechnung

Schaltflächen der Stornorechnung

ZahlPro – Rechnungsübersicht & Mahnwesen

Abb. 27 – Rechnungsübersicht mit Filterleiste, Statusanzeige, Mahnstufen-Hervorhebung und Aktions-Buttons

Die Rechnungsübersicht ist die zentrale Schaltstelle für das Forderungsmanagement. Sie zeigt alle Rechnungen auf einen Blick – mit Status, Fälligkeit, Mahnstufe und offenem Betrag. Überfällige Rechnungen werden farblich hervorgehoben, und direkt von hier aus können Mahnungen gesetzt und der Zahlungsstatus aktualisiert werden.

Zugriff

Hauptfenster → Button Rechnungsübersicht (untere Leiste)

Filterleiste

Mit den Filter-Buttons oben links wird die Ansicht auf bestimmte Rechnungsgruppen eingeschränkt:

Suchfeld (oben rechts)

Freitextsuche über alle angezeigten Felder – z.B. nach Kundennamen, Rechnungsnummer oder Betrag filtern. Die Liste aktualisiert sich sofort bei der Eingabe.

Spalten der Rechnungsliste

Farbkodierung der Zeilen

Statusleiste (unterhalb der Liste)

Die Statuszeile fasst die aktuell angezeigte Auswahl zusammen:

Schaltflächen

Unterdialog: Mahnstufe setzen

Unterdialog: Mahnstufe setzen

Abb. 28 – Unterdialog „Mahnstufe setzen" mit Dropdown und direktem PDF-Export der Mahnung

Dieser Dialog öffnet sich nach dem Klick auf Mahnstufe setzen in der Rechnungsübersicht. Er ermöglicht es, der zuvor markierten Rechnung eine Mahnstufe zuzuweisen und optional sofort ein Mahnungs-PDF zu erzeugen.

Eingabefeld

Schaltflächen

ZahlPro erstellt E-Rechnungen vollständig integriert: Beim Aktivieren der ZUGFeRD-Checkbox im Rechnungsdialog wird das PDF automatisch als PDF/A-3-konforme ZUGFeRD-Rechnung erzeugt und gleichzeitig durch die Mustang-Bibliothek validiert. Zusätzlich wird automatisch eine XML-Datei im ZahlPro-Unterordner xml\ gespeichert.

Rechnungsdialog: ZUGFeRD erfolgreich validiert

Abb. 29 – Aktivierte ZUGFeRD-Checkbox mit grünem Validierungshäkchen nach erfolgreichem Speichern; die Rechnung wurde erstellt und revisionssicher archiviert

Wie wird eine E-Rechnung erstellt?

1. 1

   Im Rechnungsdialog die Checkbox ☐ E-Rechnung ZUGFeRD / XRechnung aktivieren (Standard: deaktiviert)

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   Status auf ANGENOMMEN setzen und Speichern klicken – PDF und E-Rechnung werden automatisch zusammen erzeugt

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   ZahlPro erstellt automatisch:
   • Eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML (ZUGFeRD-Standard)
   • Eine separate XML-Datei im Ordner ZahlPro\erechnungen\xml\
   • Eine Mustang-Validierung der erzeugten E-Rechnung

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   Das Validierungsergebnis wird direkt angezeigt (siehe Ampelsystem unten)

Ampelsystem – Validierungsergebnis (Mustang)

Nach der Erstellung prüft ZahlPro die E-Rechnung automatisch mit der Mustang-Validierungsbibliothek und zeigt das Ergebnis farblich an:

Was wird automatisch erstellt?

Unterstützte Formate

Gesetzliche Fristen

Häufige Ursachen für rote Validierung

Dialog: Verfahrensdokumentation – Aktion auswählen

Abb. 30 – Dialog „Verfahrensdokumentation" mit den drei Aktionen Ablegen, Prüfer ZIP und Schließen

Erfolg: Verfahrensdokumentation gespeichert

Abb. 31 – Erfolgsmeldung nach „Ablegen" mit Speicherpfad der HTML-Verfahrensdokumentation

Erfolg: Prüfer-ZIP erstellt

Abb. 32 – Erfolgsmeldung nach „Prüfer ZIP" mit Speicherpfad des GDPdU-Exports

Inhalt des GDPdU-Exports (entpackt)

Abb. 33 – Entpackter Inhalt des GDPdU-Exports: angebote.csv, rechnungen.csv, change_log.csv, revisions_log.csv und metadata.json

Die Verfahrensdokumentation ist ein gesetzlich gefordertes Dokument gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). ZahlPro generiert diese Dokumentation automatisch auf Basis Ihrer Firmendaten und Systemkonfiguration.

Rechtlicher Hintergrund

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Recht & Archivierung → Button Verfahrens-Doku

Aktionsauswahl-Dialog

Nach dem Klick auf „Verfahrens-Doku" erscheint ein kleiner Dialog mit drei Aktionen:

Inhalt der generierten Verfahrensdokumentation

Das automatisch generierte HTML-Dokument enthält folgende Abschnitte:

GoBD-Systembericht – Erstellungsbestaetigung & PDF-Inhalt

Abb. 34 – Bestaedigungsdialog nach der Erstellung des GoBD-Berichts (links) und Inhalt des generierten PDF-Berichts im Browser (rechts)

Der GoBD-Systembericht ist eine automatisch generierte Pruefzusammenfassung des ZahlPro-Systems. Er dokumentiert den aktuellen Systemzustand und dient als maschinenlesbarer Nachweis fuer Betriebspruefungen und Steuerberater.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Recht & Archivierung → Button GoBD-Bericht

Ablauf nach dem Klick

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   ZahlPro analysiert automatisch alle gespeicherten Daten und erzeugt den Bericht

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   Ein Bestaedigungsdialog erscheint mit dem Speicherpfad der PDF-Datei und dem SHA256-Hashwert zur Integritaetssicherung

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   Klick auf OK schliesst den Dialog – das PDF ist gespeichert und kann geoeffnet werden

Bestaedigungsdialog

Inhalt des GoBD-Systemberichts (PDF)

Systemstatistik

Integritaetspruefung

Menüzugriff: Einstellungen → E-Rechnung Werkzeuge

Abb. 35 – Zugriff über Einstellungen → E-Rechnung Werkzeuge → PDF → E-Rechnung…

Dialog: PDF-Rechnung importieren

Abb. 36 – Dialog „PDF-Rechnung importieren“ zur Konvertierung einer bestehenden PDF-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD

Mit diesem Dialog können Sie eine bestehende PDF-Rechnung (z.B. eine bereits gedruckte Rechnung) in ein elektronisches E-Rechnungsformat konvertieren – entweder als XRechnung (XML) oder als ZUGFeRD (PDF/A-3 mit eingebetteter XML). Die Rechnungsdaten werden manuell erfasst und dann in das gewünschte Format exportiert.

Zugriff

Hauptfenster → Menüleiste Einstellungen → E-Rechnung Werkzeuge → PDF → E-Rechnung…

Typischer Anwendungsfall

Schritt-für-Schritt

1. 1

   Dialog öffnen über Einstellungen → E-Rechnung Werkzeuge → PDF → E-Rechnung…

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   Auf PDF auswählen klicken und die vorhandene PDF-Rechnung auswählen

3. 3

   Rechnungsdaten manuell in die Felder eintragen (Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, IBAN, Beträge)

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   Gewünschtes Format auswählen: XRechnung erzeugen oder ZUGFeRD erzeugen

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   Die erzeugte Datei wird im konfigurierten Ausgabeordner gespeichert

Eingabefelder

Schaltflächen

Formatvergleich: XRechnung vs. ZUGFeRD

ZahlPro – Backup & Wiederherstellung

Abb. 37 – Dialog „Backup & Wiederherstellung“ mit Backup-Ordner, Liste vorhandener Backups und Aktions-Buttons

Der Backup-Dialog ermöglicht das manuelle Erstellen, Importieren und Wiederherstellen von Datensicherungen aller ZahlPro-Daten. Alle Rechnungen, Angebote, Kundendaten und Konfigurationsdateien können so gesichert und bei Bedarf wiederhergestellt werden.

Zugriff

Hauptfenster → Kachel Recht & Archivierung → Button Backup

Konfiguration

Backups im Ordner

Die Liste in der Mitte zeigt alle vorhandenen Backup-Dateien im gewählten Backup-Ordner. Jeder Eintrag entspricht einem vollständigen Datensicherungs-ZIP mit Zeitstempel im Dateinamen, z.B.:
ZahlPro_Backup_20260521_002500.zip

Ein Eintrag in der Liste muss angeklickt (markiert) sein, bevor Wiederherstellen verwendet werden kann.

Schaltflächen

Empfohlene Backup-Strategie

1. 1

   Täglich / Wöchentlich: Automatisch über den Backup-Button oder durch Setzen des Backup-Ordners auf OneDrive/Netzlaufwerk

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   Vor größeren Änderungen: Manuell „Backup erstellen“ klicken, bevor Massendaten geändert oder das System aktualisiert wird

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   Extern aufbewahren: Regelmäßig eine Kopie auf einem USB-Stick oder in der Cloud sichern – Schutz vor Festplattenausfall

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   Aufbewahrung: GoBD erfordert 10 Jahre Aufbewahrung – Jahresend-Backups entsprechend lange sichern

Firma-Dropdown → Firmendaten bearbeiten

Abb. 38 – Firma-Dropdown oben rechts im Hauptfenster mit dem Eintrag „Firmendaten bearbeiten…“

Das Firma-Dropdown oben rechts im Hauptfenster enthält neben dem aktiven Firmenprofil auch den direkten Zugang zu den Firmendaten. Von dort aus wird der Lizenz-Dialog geöffnet.

Zugriff – zwei Wege

Dialog: ZahlPro – Lizenz aktivieren

Abb. 39 – Dialog „ZahlPro – Lizenz aktivieren“ mit Eingabefeld für den Lizenzschlüssel und Optionen zum Laden einer .lic-Datei

Der Lizenz-Dialog ermöglicht die Eingabe oder das Laden eines Lizenzschlüssels, um ZahlPro für den Produktivbetrieb freizuschalten.

Eingabefeld

Schaltflächen

Firma-Dropdown im Hauptfenster

Das Dropdown Firma: [Name] ▼ oben rechts im Hauptfenster hat zwei Funktionen: